Poradnia kadrowa

• Na jakich zasadach międzyzakładowa kasa zapomogowo-pożyczkowa podpisuje umowę z pracodawcami
• Kiedy powstaje obowiązek zawarcia pisemnej umowy z wolontariuszem
• Czy i w jaki sposób można odzyskać od byłego pracownika omyłkowo wypłacony ekwiwalent za niewykorzystany urlop

Nasza kasa zapomogowo-pożyczkowa działa u czterech pracodawców. Czy w związku z tym musi zostać podpisana umowa o współpracy z każdą jednostką oddzielnie, czy należy podpisać jedną umowę ze wszystkimi jednostkami?

Co do zasady należy podpisać jedną umowę ze wszystkimi powiązanymi stronami. Artykuły 6 i 8 ustawy o kasach zapomogowo-pożyczkowych stanowią podstawę i zobowiązanie do podpisania takiej umowy (w przypadku jednostek sfery budżetowej częściej zwanej zwyczajowo porozumieniem). Umowa powinna obejmować zarówno kwestie finansowe, w tym zwłaszcza sposób, w jaki pracodawcy składają się na poniesienie wspólnych kosztów za udostępnienie lokalu, zatrudnienie obsługi czy zakup sprzętu, jak i kwestie organizacyjne dotyczące zakresu tej bezpłatnie świadczonej pomocy na rzecz międzyzakładowej kasy zapomogowo-pożyczkowej (MKZP). Należy rozróżnić zakres czynności i kosztów w głównym podmiocie obsługującym (z reguły tam, gdzie prowadzona jest rachunkowość kasy zapomogowo-pożyczkowej) oraz u pozostałych pracodawców, gdzie też jest konieczność oddelegowania pracowników obsługi kadrowej i płac, prowadzenia korespondencji itd. Należy pamiętać, że w sytuacji opisywanej w pytaniu wymiana danych osobowych i finansowych następuje pomiędzy pięcioma odrębnymi administratorami danych osobowych (MKZP i czterema pracodawcami), więc załącznikiem do umowy głównej (porozumienia) będzie umowa o współadministrowaniu, a czasem powierzeniu przetwarzania danych osobowych lub o ich udostępnieniu. W tym miejscu warto zasugerować skorzystanie z pomocy specjalistów od ochrony danych osobowych lub wyspecjalizowanych w obsłudze kas zapomogowo-pożyczkowych kancelarii prawnych, jeśli radca prawny obsługujący pracodawcę nie jest specjalistą w tym temacie. Nie da się niestety podać ogólnego dobrego rozwiązania (wzoru umowy), bo zawsze należy przeprowadzić analizę konkretnych czynności i wykorzystywanych środków u konkretnych administratorów.