Ustalenie kosztów uzyskania przychodów w przypadku pracy zdalnej pracowników w 100% wykonywanej w miejscu zamieszkania.

Interpretacja indywidualna

 – stanowisko nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

2 lutego 2024 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy obowiązków płatnika. Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 8 marca 2024 r. (data wpływu). Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Pracownik zatrudniony jest na umowę o pracę.

Na podstawie art. 67¹⁸ Kodeksu pracy, praca jest wykonywana całkowicie zdalnie w miejscu uzgodnionym z pracodawcą, tj. w miejscu zamieszkania.

Pracownik wykonuje pracę na sprzęcie powierzonym przez pracodawcę (komputer wraz z oprogramowaniem). Otrzymuje także zryczałtowany zwrot kosztów za wykorzystanie mediów i utrzymanie zaplecza socjalnego.

Pracownik oświadcza, że warunki we wskazanym przez niego miejscu pracy spełniają przyjęte zasady BHP. Jeżeli pracownik zgłosi zapotrzebowanie, otrzymuje od pracodawcy także wyposażenie miejsca pracy (biurko, krzesło, podnóżek, dodatkowe oświetlenie). Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, a także zapisami regulaminu, pracodawca może kontrolować zarówno samo miejsce wykonywania pracy, jak i sposób jej wykonywania.

Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu stanu faktycznego

Miejsce zamieszkania pracownika położone jest poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy.

Pracownik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę, w przypadku, gdy jest wzywany do biura otrzymuje świadczenia należne w związku z podróżą służbową, w tym zwrot kosztów przejazdów, które nie są zaliczane do przychodów podlegających opodatkowaniu.

Sytuacja pracowników jest zróżnicowana, ale w przyjętym dla tego zapytania stanie prawnym pracownicy mają złożone oświadczenia o zastosowanie podwyższonych kosztów uzyskania (mieli je złożone wcześniej i przy przejściu na pracę wykonywaną całkowicie zdalnie ich nie wycofali, lub zaczynając zatrudnienie i pracę zdalną złożyli takie oświadczenie o zastosowaniu podwyższonych kosztów).

Pytanie

Jakie koszty uzyskania przychodów powinny być zastosowane w przypadku pracy zdalnej w 100% wykonywanej w miejscu zamieszkania?

Państwa stanowisko w sprawie

W Państwa ocenie, biorąc pod uwagę powyższe, miejsce pracy zdalnej w takim przypadku spełnia wymogi definicji zakładu pracy zawarte w przepisach BHP, a z braku takiej definicji w przepisach Kodeksu pracy i ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, Spółka przyjęła, że w przypadku pracy zdalnej wykonywanej w 100% w miejscu zamieszkania pracownika, jego zakład pracy i miejsce zamieszkania znajdują się w tej samej miejscowości, a zatem przysługują mu koszty uzyskania przychodów w wysokości określonej w art. 22 pkt 2 ust. 1.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które Państwo przedstawili we wniosku, jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.) jest zasada powszechności opodatkowania, która wyrażona została w art. 9 ust. 1 tej ustawy.

Zgodnie treścią ww. przepisu:

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Stosownie zaś do art. 11 ust. 1 tej ustawy:

Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Za przychód należy zatem uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno w postaci pieniężnej, jak i w postaci niepieniężnej, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika.

W myśl art. 12 ust. 1 ww. ustawy:

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Użyte w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych sformułowanie „w szczególności” oznacza, że wymienione kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Ponadto treść tego przepisu wskazuje, że do przychodów pracownika zaliczyć należy właściwie wszystkie otrzymane przez niego od pracodawcy świadczenia. Są nimi bowiem nie tylko wynagrodzenia, czyli świadczenia wprost wynikające z zawartej umowy o pracę, ale również wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy. Oznacza to, że do przychodów pracownika ustawodawca zaliczył nie tylko pieniądze, ale także wartość świadczeń w naturze, czy świadczeń nieodpłatnych otrzymanych od pracodawcy. Do przychodów ze stosunku pracy zalicza się zatem każde świadczenie, które pracownik otrzymał w związku z faktem pozostawania w stosunku pracy z pracodawcą.

Zgodnie z art. 12 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Za pracownika w rozumieniu ustawy uważa się osobę pozostającą w stosunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy.

Z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, że:

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Stosownie do art. 22 ust. 2 ww. ustawy:

Koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej:

1)wynoszą 250 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 3000 zł - w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;

2)nie mogą przekroczyć łącznie 4500 zł za rok podatkowy - w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;

3)wynoszą 300 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 3600 zł - w przypadku gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę;

4)nie mogą przekroczyć łącznie 5400 zł za rok podatkowy - w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej, miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.

Stosownie zaś do art. 22 ust. 13 ww. ustawy:

Przepisów ust. 2 pkt 3 i 4 oraz ust. 11 nie stosuje się w przypadku, gdy pracownik otrzymuje zwrot kosztów dojazdu do zakładu pracy, z wyjątkiem, gdy zwrócone koszty zostały zaliczone do przychodów podlegających opodatkowaniu.

Z opisu zdarzenia w szczególności wynika, że pracownik zatrudniony jest na umowę o pracę. Na podstawie art. 67¹⁸ Kodeksu pracy, praca jest wykonywana całkowicie zdalnie w miejscu uzgodnionym z pracodawcą, tj. w miejscu zamieszkania. Miejsce zamieszkania pracownika położone jest poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy. Pracownik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę, w przypadku, gdy jest wzywany do biura otrzymuje świadczenia należne w związku z podróżą służbową, w tym zwrot kosztów przejazdów, które nie są zaliczane do przychodów podlegających opodatkowaniu. Sytuacja pracowników jest zróżnicowana, ale w przyjętym dla tego zapytania stanie prawnym pracownicy mają złożone oświadczenia o zastosowanie podwyższonych kosztów uzyskania (mieli je złożone wcześniej i przy przejściu na pracę wykonywaną całkowicie zdalnie ich nie wycofali, lub zaczynając zatrudnienie i pracę zdalną złożyli takie oświadczenie o zastosowaniu podwyższonych kosztów). Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, a także zapisami regulaminu, pracodawca może kontrolować zarówno samo miejsce wykonywania pracy, jak i sposób jej wykonywania.

Państwa wątpliwości budzi zastosowanie podwyższonych kosztów uzyskania przychodów pracownikowi świadczącemu pracę całkowicie w sposób zdalny, gdzie miejsce zamieszkania pracownika położone jest poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości, wyjaśnić należy, że ustawą z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U z 2023 r. poz. 240) praca zdalna została na stałe wprowadzona do Kodeksu pracy.

Stosownie do art. 67¹⁸ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 ze zm.):

Praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna).

Powyższe oznacza, że praca może być wykonywana w pełnym wymiarze czasu pracy jako praca zdalna albo też tylko częściowo jako praca zdalna. Przy czym miejscem wykonywania pracy zdalnej będzie zawsze miejsce wskazane przez pracownika i zaakceptowane przez pracodawcę.

Zgodnie z art. 67¹⁹ § 1 cytowanej ustawy:

Uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić:

1)przy zawieraniu umowy o pracę albo

2)w trakcie zatrudnienia.

Zatem, wykonywanie pracy zdalnej wymaga co do zasady uzgodnienia pomiędzy stronami stosunku pracy. W praktyce zakres takiego uzgodnienia powinien obejmować sam fakt wykonywania pracy zdalnej, ustalenie, czy będzie to praca zdalna częściowa czy też całkowita, jak również miejsce świadczenia pracy zdalnej. Nie wyklucza to możliwości uzgodnienia także innych istotnych dla stron stosunku pracy elementów pracy zdalnej, o ile nie będą one sprzeczne z przepisami Kodeksu pracy.

W myśl art. 67²⁰ § 1 tej ustawy:

Zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa - w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami.

Natomiast jak wynika z art. 67²⁰ § 4 Kodeksu pracy:

Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Stosownie do powyższego, warunki pracy zdalnej mogą być określone w:

1)porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami związkowymi) – wszystkimi, a jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi – z reprezentatywnymi w rozumieniu ustawy o związkach zawodowych;

2)regulaminie – jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową oraz w przypadku, gdy u pracodawcy nie działa żadna organizacja związkowa.

W przypadku oddelegowania pracownika do pracy zdalnej, zgodnie z art. 67²⁴ § 1 Kodeksu pracy:

Pracodawca jest obowiązany:

1)zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;

2)zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;

3)pokryć inne koszty niż koszty określone w pkt 2 bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, o którym mowa w art. 67²⁰ § 1 i 2, regulaminie, o którym mowa w art. 67²⁰ § 3 i 4, poleceniu, o którym mowa w art. 67¹⁹ § 3, albo porozumieniu, o którym mowa w art. 67²⁰ § 5 zdanie drugie;

4)zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.

Jak wynika z art. 67²⁴ § 2 ww. ustawy:

Strony mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę, spełniających wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego.

Z kolei, w myśl art. 67²⁴ § 3 omawianej ustawy:

W przypadku, o którym mowa w § 2, pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.

Mając na uwadze opisany stan faktyczny wskazać należy, że zgodnie z art. 22 ust. 2 pkt 3 oraz art. 22 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, tzw. podwyższone koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej, tj. koszty w wysokości 300 zł miesięcznie (a za rok podatkowy łącznie w wysokości nie wyższej niż 3 600 zł) przysługują w przypadku gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania pracownika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, oraz pracownik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę lub zwrotu kosztów dojazdu do zakładu pracy (chyba że zwrócone koszty zostały zaliczone do przychodów podlegających opodatkowaniu).

W sytuacji zatem, gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania pracownika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, to niezależnie od faktycznego miejsca wykonywania pracy zdalnej (o której mowa w art. 67¹⁸ Kodeksu pracy), pracownikowi przysługują podwyższone koszty uzyskania przychodów. Wyjątek stanowią sytuacje, gdy pracownik otrzymuje dodatek za rozłąkę lub zwrot kosztów dojazdu niezaliczony do przychodów podlegających opodatkowaniu.

W myśl zaś art. 32 ust. 1 ww. ustawy:

Zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.

Na mocy art. 32 ust. 7 omawianej ustawy:

Jeżeli podatnik złoży płatnikowi oświadczenie o spełnieniu warunku określonego w art. 22 ust. 2 pkt 3, płatnik oblicza zaliczki, stosując koszty uzyskania przychodów określone w tym przepisie.

Jak wynika z art. 32 ust. 8 cytowanej ustawy:

Jeżeli podatnik złoży płatnikowi wniosek o rezygnację ze stosowania kosztów uzyskania przychodów określonych w art. 22 ust. 9 pkt 1-3, płatnik oblicza zaliczki, nie stosując tych kosztów.

Z zacytowanych przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, że warunkiem zastosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów przy poborze zaliczek przez płatnika (zakład pracy) jest złożenie przez pracownika oświadczenia o spełnieniu warunków do stosowania kosztów w tej wysokości.

Mając na uwadze przedstawione uregulowania prawne oraz opisany we wniosku stan faktyczny stwierdzić należy, że pracownik – którego miejsce zamieszkania znajduje się w innej miejscowości niż miejscowość, w której znajduje się zakład pracy – świadczący pracę całkowicie w sposób zdalny może uznać, że jego miejsce zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy. Zatem, Spółka – jako płatnik – przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy dla tego pracownika powinna zastosować – z zastrzeżeniem, o którym mowa w art. 22 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – podwyższone koszty uzyskania przychodu wynikające z art. 22 ust. 2 pkt 3 ww. ustawy, a nie koszty uzyskania przychodu w wysokości określonej w art. 22 ust. 2 pkt 1 omawianej ustawy.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)z zastosowaniem art. 119a;

2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

•  Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.; dalej jako „PPSA”.

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).