Prawidłowe przechowywanie ksiąg rachunkowych

Księgi rachunkowe to wszystkie zapisy oraz obroty i salda tworzące różne zbiory danych. Przechowuje się je przez 5, a w zasadzie przez 6 lat. Szczegóły oraz odpowiedzi na pozostałe pytania w uzasadnieniu.

Ustawa o rachunkowości (dalej: ustawa) nie zawiera legalnej definicji ksiąg rachunkowych. Artykuł 13 ust. 1 ustawy określa, co obejmują księgi rachunkowe. Definicja ksiąg rachunkowych jest zawarta w Stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości z 13 kwietnia 2010 r. w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych. Zgodnie z pkt 1 Stanowiska przez księgi rachunkowe rozumie się: (...) zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). Definicja ta powstała na podstawie art. 13 ust. 1 ustawy. W związku z tym należy stwierdzić, że księgi rachunkowe to zbiory zapisów oraz obroty i salda. Zapisy te oraz obroty i salda tworzące dziennik, księgę główną, księgę pomocniczą, zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald ksiąg pomocniczych, a także wykaz składników aktywów i pasywów muszą być odpowiednio prowadzone oraz przechowywane w czasie określonym w ustawie.

Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera powinien być elementem polityki rachunkowości (art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy), tj. jednostka w swojej dokumentacji rachunkowej powinna opisać: