Jakie konsekwencje podatkowe wynikają z używania służbowego telefonu przez pracownika i zleceniobiorcę

Powierzenie pracownikowi do celów służbowych telefonu komórkowego, tabletu, laptopa czy samochodu ułatwia wykazanie przed organami podatkowymi, że pracownik nie osiągnął przychodu ze stosunku pracy.

Udostępnienie służbowego telefonu

Powierzenie jest traktowane przez organy podatkowe jako zewnętrzny wyraz woli pracodawcy, aby składniki majątku pracodawcy były wykorzystywane przez pracownika do celów służbowych. W interpretacji indywidualnej z 30 marca 2011 r. (sygn. IPPB4/415-30/11-4/MP) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie stwierdził, że przepisy dotyczące określania przychodu ze stosunku pracy, w szczególności dotyczące innych nieodpłatnych świadczeń, należy rozpatrywać w kontekście przepisów obowiązujących pracowników, określających m.in. zasady użytkowania i dbania o powierzone pracownikom mienie. Pracownik odpowiada bowiem za szkodę w mieniu powierzonym mu z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się (art. 124 § 2 Kodeksu pracy, dalej k.p.). W kontekście powołanego przepisu realizacja obowiązków służbowych przez pracownika nie może powodować dla niego dodatkowego przychodu ze stosunku pracy. Powyższa interpretacja dotyczyła korzystania przez pracownika ze służbowego samochodu i, co było z tym związane, czy taki samochód może być parkowany w miejscu zamieszkania pracownika bez negatywnych dla niego konsekwencji w postaci obciążenia podatkiem dochodowych od nieodpłatnych świadczeń. Stanowisko to można zastosować także do przekazania pracownikowi telefonu służbowego jako mienia powierzonego. Powierzenie mienia na podstawie art. 124 k.p. nie jest obligatoryjne w tym znaczeniu, że pracodawca, który nie obciążył pracownika regułami odpowiedzialności ze wskazanego przepisu, w dalszym ciągu może rozliczać wydatki związane z przekazanym telefonem jako telefonem służbowym. Z uwagi na to, że wysokiej klasy aparat telefoniczny jest dość drogi, przekazanie go pracownikowi w trybie art. 124 k.p. jest uzasadnione interesem pracodawcy, a ponadto polepsza sytuację pracodawcy w przypadku kontroli fiskusa. Formalnie, powierzenie pracownikowi telefonu służbowego nie wymaga potwierdzenia na piśmie. Sąd Najwyższy w wyroku z 15 listopada 1985 r. (sygn. akt IV PR 221/85, PiZS 1986/3/70) stwierdził, że pracownik, któremu powierzono mienie w sposób prawidłowy, ponosi odpowiedzialność materialną na podstawie art. 124 k.p., choćby nie podpisał deklaracji o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie. Jest to istotne na wypadek kontroli fiskusa, bowiem nawet w przypadku braku dokumentów potwierdzających powierzenie pracownikowi telefonu służbowego z obowiązkiem zwrotu, istnieje możliwość wykazania tego faktu za pomocą innych dowodów niż dokumenty.