Artykuł
Podróże służbowe i opodatkowanie podróżujących
Delegacje krajowe
W wielu firmach wydatki związane z odbywaniem podróży służbowej przez pracowników i pracodawców stanowią istotny element kosztów uzyskania przychodów. Zasady ustalania oraz wysokość świadczeń z tytułu podróży służbowej pracownika na terenie kraju określa § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 czerwca 1998 r.
Z tytułu podróży służbowej na terenie kraju pracownikowi delegowanemu przez pracodawcę przysługują:
l
diety,l
zwroty kosztów: przejazdów z miejscowości stałego miejsca pracy lub miejscowości zamieszkania pracownika do miejscowości stanowiącej cel podróży służbowej i z powrotem,
noclegów bądź ryczałt za nocleg,
dojazdów środkami komunikacji miejscowej w formie ryczałtu,
innych udokumentowanych wydatków.
Należność z tytułu diet oblicza się za czas rozpoczęcia podróży służbowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu), po wykonaniu zadania. Przy obliczaniu diet stosuje się następujące zasady:
Dieta stanowi ekwiwalent pieniężny na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej. Nie jest więc ona równoznaczna z faktycznymi wydatkami pracownika poniesionymi na wyżywienie w czasie trwania podróży służbowej.
l
jeżeli podróż służbowa trwa nie dłużej niż 1 dobę i wynosi: od 8 do 12 godzin przysługuje 1/2 diety,
ponad 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości,
l
jeżeli podróż służbowa trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę: do 8 godzin przysługuje 1/2 diety,
ponad 8 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Dieta nie przysługuje za czas delegowania do miejscowości, w której pracownik zamieszkuje, a także w przypadku, gdy pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.
Kwota diety ustalana w omawianym rozporządzeniu ulega podwyższeniu w stopniu odpowiadającym planowanemu średniorocznemu wskaźnikowi cen towarów i usług konsumpcyjnych ustalonemu w ustawie budżetowej na dany rok. Zmiana diety następuje od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym ustawa budżetowa została ogłoszona w Dzienniku Ustaw. Kwotę diety zaokrągla się do pełnego złotego w górę.
Od 1 kwietnia 2001 r. pełna dieta na terenie kraju wynosi 18 zł za dobę podróży służbowej.
PRZYKŁAD
Podatnik Z prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów. W jaki sposób powinien dokumentować koszty wyjazdów służbowych na terenie kraju zatrudnianych pracowników? Czym się charakteryzują dowody księgowe?
Zgodnie z § 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 czerwca 1998 r. w sprawie zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, podróżą służbową jest wykonywanie zadania określonego przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika, w terminie i miejscu określonych w poleceniu wyjazdu służbowego. Pracodawca określa w nim miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej, cel podróży oraz środek lokomocji.
Zasady dokumentowania przedmiotowych wydatków przez podatników obowiązanych do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 grudnia 2000 r., zaś dla podatników obowiązanych do prowadzenia ksiąg rachunkowych przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
Zgodnie z obowiązującą w polskim prawie podatkowym generalną zasadą, zapisów w księgach prowadzonych dla celów podatkowych dokonuje się na podstawie dowodów księgowych. Takimi dowodami księgowymi są przede wszystkim faktury, faktury VAT RR, faktury VAT KOMIS, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach.
Dla podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów właściwym sposobem dokumentowania zapisów dotyczących kosztów podróży służbowej w tym także diet właściciela oraz osób z nim współpracujących będzie rozliczenie tych kosztów sporządzone na znormalizowanym formularzu Polecenie wyjazdu służbowego lub na dowodzie wewnętrznym Rozliczenie delegacji służbowej.
Do rozliczenia delegacji służbowej należy dołączyć dokumenty potwierdzające poniesienie poszczególnych wydatków. W sytuacji gdy uzyskanie takiego dokumentu nie było możliwe, pracownik ma obowiązek złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku oraz przyczynach braku jego udokumentowania. Udokumentowania nie wymagają diety oraz wydatki objęte ryczałtem, a także koszty przejazdu własnym samochodem pracownika.
Dowody wewnętrzne dotyczące rozliczenia kosztów podróży służbowych pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących powinny zawierać co najmniej następujące informacje: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), a także stawkę i wartość przysługujących diet.
Zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, dowód księgowy powinien:
-
keyboard_arrow_right
-
keyboard_arrow_right
-
keyboard_arrow_right
-
keyboard_arrow_right
-
keyboard_arrow_right