Jak rozliczyć inwentaryzację w księgach 2023 roku

Koniec roku to czas prac inwentaryzacyjnych. Niektóre spisy z natury zostały już przeprowadzone, część dopiero przed nami, trwają prace związane z weryfikacją aktywów i potwierdzaniem sald należności. Przygotowywane są też czynności dotyczące inwentaryzacji pasywów. Jest to bardzo duża ilość pracy nawet w niewielkiej jednostce. W opracowaniu podpowiadamy, na co należy zwrócić uwagę, aby nie popełnić błędów przy wykonywaniu zadań związanych z inwentaryzacją na przełomie roku oraz co jest ważne z punktu widzenia prawidłowego rozliczenia tych czynności w sprawozdaniu za 2023 r.

Inwentaryzacja ma na celu stwierdzenie stanu rzeczywistego aktywów i pasywów, porównanie go ze stanem ewidencyjnym, zidentyfikowanie i wyjaśnienie różnic, a następnie rozliczenie tych różnic w księgach rachunkowych. Chodzi o to, aby stan ewidencyjny odpowiadał stanowi faktycznemu.

Temat inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów, potwierdzeń sald był podejmowany na łamach DGP, ale nadal pojawiają się pytania i wątpliwości. Dotyczy to w szczególność kwestii związanych z udokumentowaniem prac. Nadal wiele osób myśli, że inwentaryzacja to tylko spisy z natury. A tak nie jest. Niezależnie od metody, jaką zastosujemy, inwentaryzacja obejmuje:

• przeprowadzanie czynności operacyjnych ‒ spis, wysyłanie potwierdzeń sald, sprawdzanie dokumentów,
• zestawienie wyników – przygotowanie zestawień różnic poprzedzone, tam gdzie jest to zasadne, wyceną składników,
• wyjaśnienie różnic – analiza przyczyn powstania różnic, poprzez np. wysłuchanie osób materialnie odpowiedzialnych, przeanalizowanie dokumentacji, w tym korespondencji z kontrahentami,
• rozliczenie różnic ‒ zaproponowanie sposobu ich rozliczenia, podjęcie decyzji przez kierownika jednostki i ujęcie w księgach rachunkowych.

Na przykład stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów (Dz.Urz. Min.Fin. z 2016 r. poz. 55) wyraźnie wskazuje, że rozliczenie spisu z natury takich aktywów obejmuje: