Jak ująć inwentaryzację w księgach rachunkowych

W czasie spisu z natury zostały stwierdzone niedobory i nadwyżki dotyczące materiałów i wyrobów w magazynie. Do kiedy i jak należy je rozliczyć? Jakie dokumenty powinny być przygotowane?

Różnice inwentaryzacyjne powinny być rozliczone w księgach rachunkowych tego roku, którego dotyczyła inwentaryzacja. Jej celem jest przecież urealnienie ksiąg do stanu rzeczywistego. Zatem chodzi o odzwierciedlenie w księgach, że pewnych aktywów jest mniej lub więcej, a przede wszystkim wyjaśnienie, co było przyczyną rozbieżności i rozliczenie ich we właściwy sposób. Tabela obok pokazuje sposób ujęcia w księgach rachunkowych, ale pamiętać należy, że osobą właściwą do podjęcia decyzji w sprawie różnic jest kierownik jednostki. Komisja inwentaryzacyjna zbiera dane od osób materialnie odpowiedzialnych i innych osób, które mogą udzielić wskazówek dotyczących różnic, wyjaśnia ich przyczyny i proponuje sposób rozliczenia. Jest on konsultowany z głównym księgowym, a czasem z radcą prawnym. Przypomnijmy też, że to komisja inwentaryzacyjna w celu wyjaśnienia różnic: