Interpretacja

TEMATY:

Interpretacja indywidualna z dnia 22 stycznia 2024 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP1-3.4012.631.2023.2.RR

Możliwość przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej paragonów fiskalnych oraz możliwość udostępniania klientowi wyłącznie faktury w formie elektronicznej i przechowywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej.

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe w zakresie możliwości przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej paragonów fiskalnych oraz w zakresie możliwości udostępniania klientowi wyłącznie faktury w formie elektronicznej i przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

14 listopada 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 9 listopada 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy możliwości przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej paragonów fiskalnych oraz w zakresie możliwości udostępniania klientowi wyłącznie faktury w formie elektronicznej i przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej.

Uzupełnili go Państwo - w odpowiedzi na wezwanie - pismem z 11 stycznia 2024 r. (wpływ 17 stycznia 2024 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Jesteście Państwo Spółką zarejestrowaną jako czynny podatnik VAT w Polsce od 2018 r. Jedną z podstawowych działalności Spółki jest sprzedaż (...) w sklepach internetowych jak i na portalach sprzedażowych typu (…).

Klientami dokonującymi zakupu są zarówno klienci indywidualni - sprzedaż B2C (osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej oraz inne podmioty niewystępujące w roli podatników VAT) jak i klienci biznesowi - sprzedaż B2B (przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą, będący czynnymi podatnikami podatku VAT).

Zgodnie ze stosowanym obecnie modelem ewidencja sprzedaży realizowanej przez sklep internetowy i portale sprzedażowe prowadzona jest za pomocą faktur sprzedaży, które w formie elektronicznej są przesyłana do klienta. (Klient dokonując zakupu każdorazowo wyraża żądanie otrzymania faktury jak również wyraża zgodę na otrzymanie faktury w formie elektronicznej akceptując regulamin sklepu).

Dodatkowo sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz innych podmiotów niewystępujących w roli podatników VAT ewidencjonowana jest na kasie fiskalnej z elektronicznym zapisem danych, która spełnia kryteria i wymogi techniczne wynikające z aktualnych na moment przeprowadzenia konkretnej transakcji przepisów VAT. (w przyszłości Spółka nie wyklucza zastąpienia kas fiskalnych z elektronicznym zapisem danych kasami wirtualnymi lub kasami on-line).

Zgodnie z przyjętą w Spółce polityką oraz art. 106h ust. 1 ustawy o VAT w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży. Z paragonu jasno wynika której konkretnie sprzedaży dotyczy - automatycznie na paragonie fiskalnym drukowany jest numer faktury która dokumentuje daną transakcję. Tak wystawione dokumenty są przechowywane w Spółce do upływu okresu przewidzianego przepisami prawa.

Planowany Model:

W związku z ciągłym rozwojem działalności stale zwiększa się liczba transakcji jakie są przez Spółkę realizowane, a co za tym idzie wzrasta koszt obsługi pojedynczych operacji. Drukowanie faktur w formie papierowej, dołączenie do nich papierowych paragonów i przechowywanie dokumentów przez okres wymagany przepisami.

Dążąc do zmniejszenie kosztów Spółka zamierza w najbliższym czasie zmienić politykę dotyczącą ewidencji i przechowywania dokumentów potwierdzających dokonywaną przez Spółkę sprzedaż.

Podobnie jak w dotychczasowym modelu klient dokonując zakupu w sklepie internetowym bądź na stronach sprzedażowych akceptując regulamin będzie zgłaszał żądanie wystawienia faktury jako dokumentu potwierdzającego dokonanie danej transakcji jak również wyrażał zgodę na otrzymanie jej w postaci elektronicznej na adres email podany przy zamówieniu. Jednocześnie egzemplarz e- faktury przeznaczony dla Spółki będzie przechowywany w formie elektronicznej w zewnętrznym systemie archiwizacji danych Spółki (serwer, pamięć zewnętrzna bądź płyta CD) przez okres wskazany przepisami ustawy o VAT w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie.

W nowym modelu wydrukowane przez Spółkę paragony fiskalne poddawane będą niezwłocznie procesowi niszczenia tzw. dematerializacji (przy czym niszczenie będzie odbywało się w sposób uniemożliwiający wprowadzenie paragonu do późniejszego obrotu). W przypadku pojawienia się możliwość wyłączenia druku papierowego paragonu w kasie fiskalnej takie rozwiązanie zostanie zastosowane w Spółce. W dokumentacji Spółki będą pozostawać elektroniczne kopie paragonów.

Jednocześnie zastosowane przez Spółkę rozwiązania będą pozwalały na szybkie odszukanie i powiązanie obu dokumentów: faktury sprzedażowej z paragonem dokumentującym tą sprzedaż poprzez umieszczenie na każdym paragonie numeru faktury który jest unikatowy i niepowtarzalny, przypisany do konkretnej dającej się zidentyfikować transakcji. Zastosowane rozwiązania będą pozwalały na szybki odczyt paragonów i wydrukowanie ich w dowolnym momencie na każde żądanie organu podatkowego.

W związku z wprowadzonymi zmianami w dokumentacji Spółki przechowywane będą:

1.wystawiona przez Spółkę faktura VAT - egzemplarz, jaki zgodnie z przepisami ustawy o VAT Spółka jest zobowiązana przechowywać w swojej dokumentacji, przechowywana w formie elektronicznej;

2.kopia paragonu przechowywana w formie elektronicznej - treść paragonu zapisana w pamięci kasy rejestrującej i w zewnętrznym systemie archiwizacji danych (tj. na serwerze bądź pamięci zewnętrznej którego właścicielem jest Spółka).

Doprecyzowanie i uzupełnienie opisu zdarzenia przyszłego

Wystawione przez Spółkę faktury przechowywane będą w formie elektronicznej tylko na terytorium kraju, na serwerze znajdującym się w budynku w którym Spółka prowadzi działalność, a w celu zapewnienia większego bezpieczeństwa będą przechowywane również na zewnętrznym nośniku danych który przechowywany będzie w dziale księgowości Spółki.

Spółka wyjaśnia, że przechowywane w formie elektronicznej faktury zapisane na informatycznym nośniku danych przechowywane będą w sposób zapewniający ich autentyczność i integralność treści rozumiane jako pewność, że zostały one wystawione przez Spółkę, a dane zawarte w dokumentach nie zostały zmienione w okresie od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przechowywane w formie elektronicznej faktury będą mogły na każde wezwanie urzędu skarbowego lub innej instytucji do tego uprawnionej zgodnie z odrębnymi przepisami udostępnione w sposób umożlwiający ich przeglądanie i sprawdzanie poprawności zawartych w nich danych.

Pytania

1.Czy prawidłowe jest stanowisko Spółki, zgodnie z którym przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego Planowany Model, w ramach którego Spółka będzie przechowywać wyłącznie treści paragonów fiskalnych zapisanych w formie elektronicznej, dematerializując (niszcząc) wydrukowane paragony fiskalne (tzw. oryginały dla klientów), będzie zgodny z przepisami ustawy o VAT, w tym w szczególności z art. 106h ww. ustawy, który wprowadza szczególne obowiązki w przypadku transakcji dokumentowanych za pomocą kas rejestrujących, dla których dodatkowo wystawiane są faktury VAT?

2.Czy prawidłowe jest stanowisko Spółki, zgodnie z którym przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego Planowany Model, w ramach którego Spółka będzie udostępniała klientowi wyłącznie faktury w formie elektronicznej będzie zgodna z art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT?

3.Czy prawidłowe jest stanowisko Spółki w opisie zdarzenia przyszłego zgodnie z którym Spółka będzie przechowywać faktury wyłącznie w formie elektronicznej, zapisane na zewnętrznych nośnikach danych bez konieczności ich drukowania w formie papierowej zgodnie z art. 112a ustawy o VAT?

Państwa stanowisko w sprawie (ostatecznie sprecyzowane w uzupełnieniu do złożonego wniosku)

Zdaniem Spółki, wskazany w opisie zdarzenia przyszłego model archiwizacji, w ramach którego Spółka będzie przechowywać wyłącznie treści paragonów fiskalnych zapisanych formie elektronicznej dematerializując (niszcząc) wydrukowane paragony fiskalne (tzw. oryginały dla klienta) oraz faktury w formie elektronicznej będzie stanowić realizację obowiązku wynikającego z art. 106h ustawy o VAT i będzie zgodne z wymogami wynikającymi z przepisów tej ustawy.

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, co do zasady, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Na podstawie art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT, podatnicy są również zobowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży w postaci papierowej, lub za zgodą nabywcy w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony.

Z kolei zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 8 ustawy o VAT, podatnicy co do zasady są zobowiązani dokonać wydruku dokumentów wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Co istotne, zgodnie z art. 106b ust. 3 ustawy o VAT na żądanie nabywcy (niebędącego podatnikiem VAT) towaru lub usługi sprzedawca jest obowiązany wystawić fakturę VAT, jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 i 32 ustawy o VAT, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie, a przez fakturę elektroniczną - fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

W świetle art. 106n ust. 1 ustawy o VAT, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Należy podkreślić, że z art. 106h ust. 1 ustawy o VAT wynika, że w przypadku, gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tą sprzedaż.

Z kolei w art. 106h ust. 3 ustawy wskazano, że w przypadku, gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę.

W świetle przytoczonych przepisów, na żądanie klienta Spółka jest zobowiązana do wystawienia faktury dokumentującej sprzedaż internetową B2C. W Państwa ocenie wystawienie faktury nie zwalnia Spółki z obowiązku zaewidencjonowania tej sprzedaży na kasie rejestrującej, a także wystawienia i wydrukowania paragonu fiskalnego.

W Państwa ocenie treść art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT wskazuje, że na podatniku spoczywa obowiązek wystawienia i wydania nabywcy paragonu fiskalnego lub faktury, w tym faktury w formie elektronicznej. Z uwagi na użycie w wyżej przytoczonym przepisie spójnika "lub", zdaniem Spółki jest on zobowiązany do wystawienia i wydania nabywcy paragonu lub alternatywnie faktury. Taki sposób sformułowania przywołanego przepisu wskazuje na intencję ustawodawcy, aby nabywca mógł otrzymać wyłącznie fakturę VAT dokumentującą sprzedaż zamiast paragonu fiskalnego. W konsekwencji w Państwa ocenie w przypadku, gdy w prawidłowy sposób zostanie wystawiona i wydana klientowi faktura w formie elektronicznej, Spółka nie jest zobowiązany do wydania nabywcy paragonu fiskalnego.

Jeżeli klient żąda wystawienia faktury i wyraża zgodę na otrzymanie jej drogą elektroniczną, sprzedaż tak czy inaczej powinna zostać zaewidencjonowana na kasie rejestrującej. Niemniej, wydanie klientowi wyłącznie faktury jako dowodu transakcji nie powinno być uznane za sprzeczne z ustawą o VAT.

Powyższe stanowisko znajduje odzwierciedlenie w wielu interpretacjach podatkowych:

Interpretacja indywidualna 0113-KDIPT1-3.4012.69.2022.2.ALN w której organ podatkowy potwierdził, że przedstawiony przez Spółkę w opisie zdarzenia przyszłego Planowany Model, w ramach którego będzie ona:

przechowywała wyłącznie treści paragonów fiskalnych zapisanych w formie elektronicznej,
niszczyła wydrukowane paragony fiskalne (tzw. oryginały dla klientów), będzie zgodny z realizacją obowiązku, który wynika z art. 106h ustawy.

W interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (dalej: "DKIS") z 13 lipca 2022 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.219.2022.2.PRM, która potwierdza, że udostępnienie klientowi wyłącznie faktury elektronicznej czyni zadość obowiązkom podatnika wynikającym z art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT.

Prawidłowość powyższego stanowiska DKIS potwierdził także w interpretacji indywidualnej z 28 grudnia 2021 r., sygn. 0111-KDIB3-2.4012.857.2021.1.SR, wskazując, że: „skoro akceptacja Regulaminu oznacza zgłoszenie żądania uzyskania faktury, zamiast paragonu fiskalnego oraz wyrażenie zgody na otrzymywanie faktury w postaci elektronicznej, to należy zgodzić się z Wnioskodawcą, że ma on prawo do wydawania Klientom wyłącznie faktur elektronicznych. Zatem, należy stwierdzić, że Wnioskodawca nie będzie miał obowiązku wydawania Klientom paragonów fiskalnych w przypadku przesyłania faktur elektronicznych w sposób przewidziany Regulaminem”.

Ponadto zdaniem Spółki stosownie do art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone do celów rozliczenia podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast zgodnie z Art. 112a. Podatnicy przechowują:

1)wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2)otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W ocenie Spółki powołane powyżej przepisy ustawy o VAT dopuszczają przechowywanie faktur elektronicznych w dowolny sposób w tym w wersji elektronicznej na zewnętrznym nośniku danych.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe w zakresie możliwości przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej paragonów fiskalnych oraz w zakresie możliwości udostępniania klientowi wyłącznie faktury w formie elektronicznej i przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1570 ze zm.) – zwanej dalej „ustawą”:

Opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

Stosownie do art. 111 ust. 1 ustawy:

Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

W myśl art. 111 ust. 6a ustawy:

Kasa rejestrująca musi zapewniać prawidłowe zaewidencjonowanie, przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych z kasy rejestrującej na zewnętrzne nośniki danych oraz umożliwiać połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas, określone w art. 111a ust. 3. Pamięć fiskalna kasy rejestrującej musi posiadać numer unikatowy nadawany w drodze czynności materialno-technicznych przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców tj. osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej, oraz rolników ryczałtowych.

Zatem obowiązek stosowania ewidencji za pomocą kas rejestrujących zależy od statusu podmiotu, który nabywa świadczenia od podatnika. Jeżeli usługę lub towar nabywa podmiot inny niż wymieniony w art. 111 ust. 1 ustawy, to podatnik nie ma obowiązku ewidencjonowania takiej sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej. Tym samym obowiązek ten nie wystąpi w przypadku sprzedaży na rzecz firm, przedsiębiorstw, organizacji.

Na mocy art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy:

Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:

a) w postaci papierowej lub

b) za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej pośredniczącego przy wydawaniu paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej nabywcy, bez konieczności podawania jego danych osobowych.

Paragon fiskalny stanowi dla nabywcy dowód dokonania zakupu, natomiast dla sprzedawcy dokonanie sprzedaży i potwierdzenie tożsamości towaru.

Stosownie do art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy:

Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres wymagany w art. 112, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217).

Natomiast, zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 8 ustawy:

Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani dokonać wydruku dokumentów wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących, z wyjątkiem dokumentów, o których mowa w pkt 1 lit. b.

Zasady prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2021 r. poz. 1625 ze zm.), zwanym dalej rozporządzeniem.

Według § 2 pkt 16 rozporządzenia:

Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o paragonie fiskalnym albo fakturze - rozumie się przez to dokument fiskalny wystawiany przy użyciu kasy dla nabywcy, potwierdzający dokonanie sprzedaży.

Na podstawie § 6 ust. 1 pkt 1 i 7 rozporządzenia:

Podatnicy, prowadząc ewidencję:

wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności, z zastrzeżeniem § 12;
przechowują odpowiednio dokumenty fiskalne i kopie dokumentów fiskalnych, w tym dane z pamięci chronionej, przez okres wymagany w ustawie oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 i 1598), zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217), i zapewniają do nich dostęp.

W myśl art. 73 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.):

Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, z zastrzeżeniem ust. 4, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

Z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.

Na podstawie § 19 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia:

Podatnicy, prowadząc ewidencję przy użyciu kasy on-line, wystawiają paragony fiskalne i paragony fiskalne anulowane w postaci papierowej i w postaci elektronicznej, z zastrzeżeniem § 12 i § 19a

zawierające kolejno dane określone w przepisach o wymaganiach technicznych (kryteriach i warunkach technicznych) dla kas.

§ 19a rozporządzenia wskazuje, że:

Podatnicy, prowadząc ewidencję przy użyciu kas on-line, mogą wystawiać i wydawać nabywcy, za jego zgodą i w sposób z nim uzgodniony, paragon fiskalny lub fakturę w postaci elektronicznej. Jeżeli rozpoczęta sprzedaż nie zostanie dokonana, podatnik może wystawić paragon fiskalny anulowany lub fakturę anulowaną w postaci elektronicznej.

Z kolei zgodnie z § 29 rozporządzenia:

Podatnicy prowadząc ewidencję przy użyciu kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii dokonują wydruku wystawianych przy użyciu kasy dokumentów, a w przypadku kas z papierowym zapisem kopii - również ich kopii. W przypadku kas z elektronicznym zapisem kopii obowiązek wydruku nie dotyczy paragonów fiskalnych i paragonów fiskalnych anulowanych w przypadku, o którym mowa w § 12, oraz raportów fiskalnych dobowych, które mają postać zapisu na informatycznym nośniku danych. Przepis § 22 ust. 4 stosuje się.

W myśl § 22 ust. 4 rozporządzenia:

Fiskalizacja jest potwierdzana wystawieniem raportu fiskalnego dobowego. Wydruk raportu fiskalnego dobowego jest dołączany do książki kasy.

§ 30 rozporządzenia wskazuje, że:

Podatnicy używający kasy z elektronicznym zapisem kopii:

1) prowadzą bieżącą kontrolę w zakresie prawidłowego i terminowego przesyłania danych do archiwizowania;

2) stosują urządzenia archiwizujące i informatyczne nośniki danych określone w książce kasy przez producenta;

3) stosują autoryzowany przez producenta program archiwizujący, zgodny z kartą kasy.

Na podstawie art. 2 pkt 31 i 32 ustawy:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o:

fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie;
fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy:

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Stosownie do art. 106b ust. 3 ustawy:

Na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1) czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 1, jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z ust. 1, z wyjątkiem:

a) czynności, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4,

b) czynności, o których mowa w art. 106a pkt 3 i 4,

1a) otrzymanie całości lub części zapłaty przed wykonaniem czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 1, jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z ust. 1, z wyjątkiem:

a) przypadku, gdy zapłata dotyczy czynności, o których mowa w art. 19a ust. 1b i ust. 5 pkt 4 oraz art. 106a pkt 3 i 4,

b) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

2) sprzedaż zwolnioną, o której mowa w ust. 2, z zastrzeżeniem art. 117 pkt 1 i art. 118

- jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Jak wynika z przywołanych przepisów podatnik VAT jest zobowiązany wystawiać fakturę dokumentującą sprzedaż towarów i usług na rzecz innego podatnika. Ustawodawca nie nakłada na podatników obowiązku wystawiania faktur dokumentujących sprzedaż realizowaną na rzecz podmiotów niebędących podatnikami VAT. Natomiast na żądanie nabywcy, niebędącego podatnikiem podatku VAT, wyrażone w odpowiednim czasie podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę.

Wszystkie elementy, jakie powinna zawierać faktura określa art. 106e ust. 1 ustawy.

W myśl art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:

Faktura może nie zawierać: w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro - danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

Z kolei art. 106g ust. 1 ustawy stanowi, że:

Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy:

W przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy.

Zgodnie z art. 106h ustawy:

1. W przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż.

2. Przepis ust. 1 nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą wystawianą przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zaewidencjonowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.

3. W przypadku gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę.

4. Przepisu ust. 1 nie stosuje się w przypadku, gdy paragon został uznany za fakturę wystawioną zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3.

Art. 112 ustawy stanowi, że:

Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

Stosownie do art. 112a ustawy:

1. Podatnicy przechowują:

1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

2. Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

3. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

4. Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w dowolny sposób. Przepisy te nie nakładają obowiązku przechowywania faktur, bez względu na to czy są to faktury tradycyjne czy elektroniczne, w formie papierowej.

Sposób stosowany przez podatnika, ma przede wszystkim zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, zapewniając łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Z wniosku wynika, że Jesteście Państwo Spółką zarejestrowaną jako czynny podatnik VAT w Polsce od 2018 r. Jedną z podstawowych działalności Spółki jest sprzedaż (...) w sklepach internetowych jak i na portalach sprzedażowych typu (…).

Zgodnie ze stosowanym obecnie modelem ewidencja sprzedaży realizowanej przez sklep internetowy i portale sprzedażowe prowadzona jest za pomocą faktur sprzedaży, które w formie elektronicznej są przesyłane do klienta. (Klient dokonując zakupu każdorazowo wyraża żądanie otrzymania faktury jak również wyraża zgodę na otrzymanie faktury w formie elektronicznej akceptując regulamin sklepu).

Planowany Model:

Podobnie jak w dotychczasowym modelu klient dokonując zakupu w sklepie internetowym bądź na stronach sprzedażowych akceptując regulamin będzie zgłaszał żądanie wystawienia faktury jako dokumentu potwierdzającego dokonanie danej transakcji jak również wyrażał zgodę na otrzymanie jej w postaci elektronicznej na adres email podany przy zamówieniu. Jednocześnie egzemplarz e-faktury przeznaczony dla Spółki będzie przechowywany w formie elektronicznej w zewnętrznym systemie archiwizacji danych Spółki (serwer, pamięć zewnętrzna bądź płyta CD) przez okres wskazany przepisami ustawy o VAT w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie.

W związku z wprowadzonymi zmianami w dokumentacji Spółki przechowywane będą:

1.wystawiona przez Spółkę faktura VAT - egzemplarz, jaki zgodnie z przepisami ustawy o VAT Spółka jest zobowiązana przechowywać w swojej dokumentacji, przechowywana w formie elektronicznej;

Państwa wątpliwości dotyczą m. in. kwestii, czy Planowany Model, w ramach którego Spółka będzie przechowywać wyłącznie treści paragonów fiskalnych zapisanych w formie elektronicznej, będzie zgodny z przepisami ustawy o VAT, w tym w szczególności z art. 106h ww. ustawy.

Odnosząc się do powyższych wątpliwości, mając na uwadze obowiązujące w tym zakresie przepisy prawa, w tym w szczególności art. 106h ustawy należy wskazać, że nie ma przeciwskazań do przechowywania paragonów wyłącznie w formie elektronicznej, bez potrzeby przechowywania papierowych wydruków paragonów. Ustawodawca nie wskazał bowiem jednoznacznej formy przechowywania paragonów dokumentujących transakcje, które zostały udokumentowane fakturami w formie elektronicznej. Jednakże, podatnik, dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej ewidencjonując sprzedaż za pomocą kasy rejestrującej z elektronicznym zapisem kopii, stosownie do regulacji zawartych w art. 111 ust. 3a pkt 8 ustawy oraz § 29 rozporządzenia, ma obowiązek dokonania wydruku paragonów z dokonanej sprzedaży. W myśl § 29 rozporządzenia podatnik, nie ma natomiast obowiązku drukowania jedynie kopii paragonów fiskalnych, które mają postać zapisu w pamięci chronionej kasy rejestrującej.

W konsekwencji Państwa stanowisko z którego wynika, że wskazany w opisie zdarzenia przyszłego model archiwizacji, w ramach którego Spółka będzie przechowywać wyłącznie treści paragonów fiskalnych zapisanych formie elektronicznej bez zachowania wydrukowanego paragonu fiskalnego (tzn. oryginału dla Klienta) oraz faktury w formie elektronicznej będzie stanowić realizację obowiązku wynikającego z art. 106h ustawy o VAT i będzie zgodne z wymogami wynikającymi z przepisów tej ustawy - uznałem za prawidłowe.

Ponadto wątpliwości Spółki dotyczą wskazania czy Planowany Model, w ramach którego Spółka będzie udostępniała klientowi wyłącznie faktury w formie elektronicznej będzie zgodna z art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT

Wskazać należy, że przepisy o podatku od towarów i usług nie precyzują pojęcia „wydać”. W celu jego wyjaśnienia należy odwołać się do definicji słownikowej. Zgodnie ze Słownikiem Języka Polskiego – „wydać” oznacza tyle co dać, przydzielić komuś.

Wskazać przy tym należy, że przez fakturę rozumie się nie tylko dokument w formie papierowej, ale także w formie elektronicznej, który może być wystawiony w dowolnym formacie elektronicznym, pamiętając o tym, aby zawierał elementy wymagane przepisami ustawy.

Dodać przy tym należy, że w przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych zasadą jest dokumentowanie takiej transakcji paragonem fiskalnym. Obowiązek wystawienia faktury w takich przypadkach istnieje wówczas, gdy nabywca wystąpi z takim żądaniem w odpowiednim terminie (art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT). W omawianej sprawie, klient chcąc dokonać zakupów w sklepie internetowym bądź na stronach sprzedażowych akceptując regulamin dokonuje akceptacji regulaminu. Poprzez akceptację postanowień zawartych w regulaminie klient będzie zgłaszał żądanie wystawienia faktury jako dokumentu potwierdzającego dokonanie danej transakcji jak również wyrażał zgodę na otrzymanie jej w postaci elektronicznej na adres email podany przy zamówieniu. Spółka zatem zostanie zobowiązana do wystawienia faktury na żądanie nabywcy towaru na podstawie art. 106b ust. 3 ustawy.

Biorąc pod uwagę przedstawiony opis sprawy oraz powołane przepisy prawa należy stwierdzić, że skoro akceptacja Regulaminu oznacza zgłoszenie żądania uzyskania faktury, zamiast paragonu fiskalnego oraz wyrażenie zgody na otrzymywanie faktury w postaci elektronicznej, to należy zgodzić się z Państwem, że ma on prawo do wydawania klientom wyłącznie faktur elektronicznych.

Zatem, należy stwierdzić, że Spółka nie będzie miała obowiązku wydawania Klientom paragonów fiskalnych w przypadku przesyłania faktur elektronicznych w sposób przewidziany regulaminem.

Zatem wysłanie faktury w postaci elektronicznej na wskazany przez nabywcę adres email podany przy zamówieniu, zgodnie z jego żądaniem oznacza, że dokument został klientowi – osobie fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej - udostępniony (wydany) i w odniesieniu do faktury elektronicznej świadczy o tym, że wypełniony został warunek, o którym mowa w art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy, tj. wydano fakturę nabywcy.

Tym samym stwierdzić należy, że Planowany Model, w ramach którego Spółka będzie udostępniała klientowi wyłącznie faktury w formie elektronicznej na adres email podany przy zamówieniu będzie zgodny z art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy.

W konsekwencji Państwa stanowisko z którego wynika, że w przypadku, gdy w prawidłowy sposób zostanie wystawiona i wydana klientowi faktura w formie elektronicznej, Spółka nie jest zobowiązana do wydania nabywcy paragonu fiskalnego - uznaję za prawidłowe.

Jednakże należy zaznaczyć, że w przypadku sprzedaży realizowanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych i wystawienia faktury papierowej lub elektronicznej – podatnik ma obowiązek zaewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej oraz dokonania wydruku paragonu. Jak już wyżej wskazano z art. 111 ust. 3a pkt 8 ustawy oraz § 29 rozporządzenia jednoznacznie wynika obowiązek dokonania wydruku paragonów z dokonanej sprzedaży. W myśl § 29 rozporządzenia podatnik, nie ma natomiast obowiązku drukowania kopii paragonów fiskalnych, które mają postać zapisu w pamięci chronionej kasy rejestrującej.

Tym samym, pomimo tego, że sprzedaż jest ujmowana w pamięci kasy rejestrującej, gromadzona w repozytorium i jednocześnie klient otrzymuje fakturę elektroniczną jesteście Państwo zobowiązani do drukowania paragonu fiskalnego.

Wątpliwości Spółki dotyczą również wskazania czy prawidłowym będzie przechowywanie wystawionych faktur wyłącznie w formie elektronicznej, zapisanej na zewnętrznych nośnikach danych bez konieczności ich drukowania w formie papierowej zgodnie z art. 112a ustawy o VAT.

Jak wynika z opisu sprawy, wystawione przez Spółkę faktury przechowywane będą w formie elektronicznej tylko na terytorium kraju, na serwerze znajdującym się w budynku w którym Spółka prowadzi działalność, a w celu zapewnienia większego bezpieczeństwa będą przechowywane również na zewnętrznym nośniku danych który przechowywany będzie w dziale księgowości Spółki.

Przechowywane w formie elektronicznej faktury zapisane na informatycznym nośniku danych przechowywane będą w sposób zapewniający ich autentyczność i integralność treści rozumiane jako pewność, że zostały one wystawione przez Spółkę, a dane zawarte w dokumentach nie zostały zmienione w okresie od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Jak już wskazano przepis art. 112 ustawy zobowiązuje podatnika do przechowywania wszystkich dokumentów związanych z rozliczeniem podatku VAT, podczas gdy ustawodawca w art. 112a ust. 1 ustawy uregulował sposób, w jaki należy przechowywać faktury będące podstawowym dokumentem rozliczenia podatku od towarów i usług przez podatnika tego podatku.

Mając na uwadze powyższe wskazania należy stwierdzić, że skoro w przedstawionym zdarzeniu przyszłym wystawiane przez Państwa faktury będą przechowywane w formie elektronicznej na informatycznym nośniku danych w sposób zapewniający ich autentyczność i integralność treści, a dane zawarte w dokumentach nie będą mogły być zmienione w okresie od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego i jednocześnie tak przechowywane faktury będą mogły na każde wezwanie urzędu skarbowego lub innej instytucji do tego uprawnionej udostępnione w sposób umożliwiający ich przeglądanie i sprawdzanie poprawności zawartych w nich danych, to stwierdzić należy, że opisany sposób ich przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej bez konieczności ich drukowania w formie papierowej pozostanie zgodny z art. 112a ustawy.

W konsekencji prawidłowym będzie przechowywanie faktury wyłącznie w formie elektronicznej, zapisanej na zewnętrznych nośnikach danych bez konieczności ich drukowania w formie papierowej zgodnie z art. 112a ustawy o VAT.

Tym samym Państwa stanowisko z którego wynika, że powołane powyżej przepisy ustawy o VAT dopuszczają przechowywanie faktur elektronicznych w dowolny sposób w tym w wersji elektronicznej na zewnętrznym nośniku danych uznaję za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Państwo ponosicie ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).

Praktyczny leksykon VAT 2023

Dane dokumentu

Interpretacja

Interpretacja indywidualna z dnia 22 stycznia 2024 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP1-3.4012.631.2023.2.RR