Interpretacja indywidualna z dnia 3 stycznia 2024 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0112-KDIL2-1.4011.887.2023.1.DJ

Obowiązki płatnika w związku z wypłatą ryczałtu wypłacanego pracownikom na podstawie regulaminu pracy zdalnej.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

6 grudnia 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 30 listopada 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

A Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą, w (…) (dalej: "A ") jest pracodawcą w rozumieniu art. 3 ustawy z dnia 1974 r. - Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1465) (dalej: "Kodeks pracy").

A w dniu (…) 2023 r. wprowadził na podstawie art. 67(20) § 4 Kodeksu pracy Regulamin pracy zdalnej, obowiązujący od dnia 7 kwietnia 2023 r., określający zasady wykonywania pracy zdalnej (dalej: "Regulamin pracy zdalnej"). Zgodnie z Regulaminem pracy zdalnej A dopuszcza możliwość wykonywania pracy zdalnej przez pracowników zajmujących stanowiska, na których rodzaj pracy, zakres obowiązków oraz organizacja pracy na to pozwala.

Grupy pracowników, które:

-mogą wykonywać pracę w całości zdalnie (praca zdalna 100%),

-mogą wykonywać częściowo pracę zdalnie wraz ze wskazaniem wymiaru czasu pracy, która może być objęta częściowo pracą zdalną w danym miesiącu (praca zdalna hybrydowa),

-nie mogą wykonywać pracy zdalnie ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy,

-mogą, ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy, wykonywać pracę zdalną okazjonalnie,

określa Załącznik nr 1 do Regulaminu pracy zdalnej.

Zgodnie ze wskazanym załącznikiem A aktualnie przewiduje świadczenie pracy w całości zdalnie (praca zdalna 100%) lub świadczenie pracy w części zdalnie (praca zdalna hybrydowa). Wymiar pracy częściowo zdalnej zależy od rodzaju wykonywanej pracy i jest to połowa czasu pracy (pracownicy (…), sprzedawcy, handlowcy, (…)), bądź maksymalnie 8 dni w miesiącu (managerowie). Uzgodnienie wykonywania pracy zdalnej następuje przez akceptację przez A wniosku pracownika o umożliwienie pracy zdalnej.

A zgodnie z Regulaminem pracy zdalnej, z tytułu pokrycia przez pracowników we własnym zakresie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, wypłaca pracownikom ryczałt. Ponadto, A pokrywa w formie ryczałtu również inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli wynika to z zarządzenia A. Ryczałt wypłacany jest miesięcznie z dołu, wraz z wynagrodzeniem za pracę. Kwota ryczałtu wypłacana pracownikom w danym miesiącu określana jest zgodnie z zarządzeniem A w sprawie kwoty ryczałtu.

Zgodnie z obowiązującym zarządzeniem A ryczałt za wykonywanie pracy zdalnej określony jest stawką miesięczną i odpowiada miesięcznym przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z:

-pokryciem kosztów energii elektrycznej wykorzystywanej do pracy zdalnej,

-pokryciem kosztów usług telekomunikacyjnych wykorzystywanych do pracy zdalnej,

-pokryciem zwiększonych kosztów innych mediów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej.

Miesięczna stawka ryczałtu wynosi:

-100,00 zł miesięcznie dla pracowników zatrudnionych na dzień (…) 2023 r. na podstawie stosunku telepracy,

-50,00 zł miesięcznie dla pozostałych pracowników.

W przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy wysokość ryczałtu ustala się proporcjonalnie do tego wymiaru czasu pracy. Ryczałt nie jest pomniejszany o dni nieobecności pracownika w pracy. Stawka ryczałtu nie jest zależna od wymiaru czasu pracy, który może być objęty pracą zdalną. A nie wymaga od pracowników dokumentów dotyczących indywidualnych opłat za media lub usługi telekomunikacyjne.

A zapewnia również pracownikom wykonującym pracę zdalnie instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. W A nie działają zakładowe organizacje związkowe.

Pytanie

Czy A Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w (…), jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych zobowiązana jest do obliczania i pobierania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu ryczałtu wypłacanego pracownikom na podstawie Regulaminu pracy zdalnej?

Państwa stanowisko w sprawie

Zgodnie z art. 67(18) Kodeksu pracy, praca może być całkowicie lub częściowo wykonywana w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna).

Zgodnie z art. 67(20) § 4 Kodeksu pracy, jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Ponadto, stosownie do art. 67(24) § 1 Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany:

1)zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;

2)zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;

3)pokryć inne koszty niż koszty określone w pkt 2 bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, o którym mowa w art. 67(20) § 1 i 2, regulaminie, o którym mowa w art. 67(20) § 3 i 4, poleceniu, o którym mowa w art. 67(19) § 3, albo porozumieniu, o którym mowa w art. 67(20) § 5 zdanie drugie;

4)zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.

Obowiązek, o którym mowa w art. 67(24) § 1 pkt 2 i 3 Kodeksu pracy może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej [art. 67(24) § 4 Kodeksu pracy].

Zgodnie z art. 67(24) § 5 Kodeksu pracy, przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Należy również wskazać, że zgodnie z art. 67(25) Kodeksu pracy, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647, z późn. zm.).

Zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 199 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tj. Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 z późn. zm.) (dalej: ustawa o PIT), przychodami są co do zasady otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Art. 12 ust. 1 ustawy o PIT doprecyzowuje, że za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Należy podkreślić, że przyjmuje się, iż przychodami są świadczenia o charakterze definitywnym, bezzwrotnym, powodującym wzbogacenie podatnika. Zatem istotą przychodu jest to, że otrzymując osiąga rzeczywistą korzyść ekonomiczną, autentyczne wzbogacenie czy zaoszczędzenie własnego majątku. Zatem decydujące jest to, by po stronie otrzymującego wystąpiła rzeczywista korzyść. Powyższe oznacza to, że za przychody mogą być uznane tylko te świadczenia, które nie mają charakteru zwrotnego. W związku z powyższym świadczenia stanowiące zwrot poniesionych wydatków nie mogą być zakwalifikowane jako przychody podatkowe.

Świadczeniem stanowiącym zwrot kosztów jest z pewnością przewidziany w Regulaminie pracy zdalnej ryczałt. Jak wyżej wskazano stanowi on zwrot kosztów poniesionych przez pracownika w związku z:

-pokryciem kosztów energii elektrycznej wykorzystywanej do pracy zdalnej,

-pokryciem kosztów usług telekomunikacyjnych wykorzystywanych do pracy zdalnej,

-pokryciem zwiększonych kosztów innych mediów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej.

Powyższe koszty A poniósłby bezpośrednio gdyby praca była świadczona wyłącznie w budynkach pozostających w dyspozycji A. Zatem ryczałt ma na celu wyłącznie pokrycie kosztów ponoszonych przez pracownika związanych z pracą zdalną i nie stanowi zwiększenia aktywów pracownika. W tym miejscu należy również podkreślić, że kwota ryczałtu ustalana została przez A w oparciu o normy zużycia energii elektrycznej, koszty usług telekomunikacyjnych oraz koszty innych mediów związanych w wykonywaniem pracy zdalnie.

A przyznał wszystkim pracownikom (z wyjątkiem pracowników zatrudnionych na dzień (…) 2023 r. na podstawie stosunku telepracy) ryczałt w jednakowej wysokości tj. 50,00 zł miesięcznie. Decyzja A o uśrednieniu ryczałtu i wypłacaniu go w jednakowej wysokości prawie wszystkim pracownikom była podyktowana respektowaniem zasady równego traktowania w zatrudnieniu oraz tym, że każdy pracownik ponosi inne koszty mediów i usług telekomunikacyjnych, zatem zindywidualizowanie kwoty ryczałtu tak aby oddawała w pełni koszty ponoszone przez każdego z pracowników nie jest możliwe. Ponadto, brak jest podstawy prawnej, która pozwalałaby A dokonywać zmniejszenia ustalonej kwoty ryczałtu za każdy dzień nieobecności, tak ja ma to miejsce np. w stosunku do ryczałtu z tytułu używania przez pracownika samochodu prywatnego w celach służbowych (§ 4 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.).

Zatem, nie ulega wątpliwości, że wypłacany przez A ryczałt z tytułu pokrycia kosztów pracy zdalnej ma charakter kompensacyjny, a nie przysparzający i powinien być neutralny podatkowo. Stanowisko A znajduje potwierdzenie w interpretacji indywidualnej wydanej w zbliżonym stanie faktycznym (pismo z dnia 12 maja 2023 r. wydane przez: Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej 0114-KDIP3-2.4011.341.2023.2.MN, Ryczałt z tytułu pracy zdalnej jako nieobjęty PIT-em, http://sip.mf.gov.pl.), w której Dyrektor Krajowej informacji Skarbowej wskazał, że: „niezależnie od formy zapewnienia przez pracodawcę narzędzi i materiałów potrzebnych pracownikowi do wykonywania pracy zdalnej, na gruncie przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, otrzymane przez pracownika świadczenia nie stanowią jego przychodu w rozumieniu tej ustawy.”

Mając powyższe na uwadze A wnosi o uznanie za prawidłowe stanowiska, zgodnie z którym ryczałt wypłacany przez A pracownikom A na podstawie Regulaminu pracy zdalnej nie stanowi przychodu w rozumieniu ustawy o PIT, w tym nie stanowi przychodu ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT i na A nie ciąży obowiązek obliczania i pobierania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych z tego tytułu.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z przepisem art. 8 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383):

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.) jest zasada powszechności opodatkowania, która wyrażona została w art. 9 ust. 1 tej ustawy.

Zgodnie z ww. przepisem:

Na podstawie przepisu art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Za przychody należy zatem uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno formę pieniężną jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika.

Dla celów podatkowych przyjmuje się, że nieodpłatne świadczenie obejmuje każde działanie lub zaniechanie na rzecz innej osoby oraz wszystkie zdarzenia prawne i zdarzenia gospodarcze w działalności podmiotów, których skutkiem jest przysporzenie majątku innej osoby, mające konkretny wymiar finansowy.

Katalog źródeł przychodów podlegających opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych zawiera art. 10 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Na mocy art. 12 ust. 1 ww. ustawy:

Stosownie do art. 12 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

W myśl zaś art. 32 ust. 1 ww. ustawy:

Należy wskazać, że ustawą z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (t. j. Dz. U z 2023 r. poz. 240) praca zdalna została na stałe wprowadzona do Kodeksu pracy.

Stosownie do art. 67¹⁸ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1465):

Powyższe oznacza, że praca może być wykonywana w pełnym wymiarze czasu pracy jako praca zdalna albo też tylko częściowo jako praca zdalna, np. 3 dni w tygodniu w siedzibie pracodawcy i 2 dni w miejscu zamieszkania pracownika. Przy czym miejscem wykonywania pracy zdalnej będzie zawsze miejsce wskazane przez pracownika i zaakceptowane przez pracodawcę.

Zgodnie z art. 67¹⁹ § 1 cytowanej ustawy:

Wykonywanie pracy zdalnej wymaga co do zasady uzgodnienia pomiędzy stronami stosunku pracy. W praktyce zakres takiego uzgodnienia powinien obejmować sam fakt wykonywania pracy zdalnej, ustalenie, czy będzie to praca zdalna częściowa czy też całkowita, jak również miejsce świadczenia pracy zdalnej. Nie wyklucza to możliwości uzgodnienia także innych istotnych dla stron stosunku pracy elementów pracy zdalnej, o ile nie będą one sprzeczne z przepisami Kodeksu pracy.

W myśl art. 67²⁰ § 1 tej ustawy:

Zgodnie z art. 67²⁰ § 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Jak stanowi art. 67²⁰ § 3 ww. ustawy:

Na mocy art. 67²⁰ § 4 tej ustawy:

Stosownie do powyższego, warunki pracy zdalnej mogą być określone w:

1)porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami związkowymi – wszystkimi, a jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi – z reprezentatywnymi w rozumieniu ustawy o związkach zawodowych;

2)regulaminie – jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową oraz w przypadku, gdy u pracodawcy nie działa żadna organizacja związkowa.

Zgodnie z art. 67²⁴ § 1 Kodeksu pracy:

Co do zasady to pracodawca jest odpowiedzialny za zapewnienie pracownikowi materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Takie obowiązki, zgodnie z zasadami prawa pracy, należą bowiem do pracodawcy.

Jednocześnie jest także możliwe używanie przez pracownika prywatnych narzędzi pracy w przypadku, w którym obie strony stosunku pracy tak ustalą – pod warunkiem, że prywatne narzędzia pracownika wykorzystywane przez niego do pracy będą zapewniały bezpieczeństwo pracy.

Na mocy art. 67²⁴ § 2 Kodeksu pracy:

Jak wynika, z art. 67²⁴ § 3 ww. ustawy:

Obowiązek pokrycia kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, takich jak np. korzystanie z energii elektrycznej, czy Internetu albo wypłaty wspomnianego powyżej ekwiwalentu pieniężnego może zostać również zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu.

Stosownie do art. 67²⁴ § 4 Kodeksu pracy:

Natomiast, w myśl art. 67²⁴ § 5 ww. ustawy:

Stosownie do art. 67²⁵ ustawy Kodeks pracy (w brzmieniu obowiązującym do 31 lipca 2023 r.):

Zgodnie natomiast z art. 67²⁵ ustawy Kodeks pracy (w brzmieniu obowiązującym od 31 lipca 2023 r.):

Zatem, otrzymane przez pracownika ww. świadczenia w związku z wykonywaną pracą zdalną nie stanowią jego przychodu w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Mając na uwadze powołane wyżej przepisy, ryczałt wypłacany Państwa pracownikom na podstawie Regulaminu pracy zdalnej, o którym mowa we wniosku, nie stanowi dla nich przychodu ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 w zw. z art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W konsekwencji na Państwu, jako płatniku, nie ciąży obowiązek obliczania i pobierania z tego tytułu zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Odnosząc się do powołanej przez Państwa we wniosku interpretacji należy wskazać, że zapadła ona w indywidualnej sprawie i nie jest wiążąca dla organu wydającego tą interpretację.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383).