Interpretacja indywidualna z dnia 23 listopada 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP1-3.4012.545.2023.3.PRM

Ustalenie, czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym przedstawiony sposób przechowywania dokumentów (faktur zakupowych) wyłącznie w formie elektronicznej w dedykowanym ku temu Programie jest zgodny z przepisami ustawy o VAT, w związku z czym Wnioskodawca zachowa prawo do odliczenia podatku VAT z nich wynikającego.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

27 września 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 27 września 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy ustalenia, czy prawidłowe jest Państwa stanowisko, zgodnie z którym przedstawiony sposób przechowywania dokumentów (faktur zakupowych) wyłącznie w formie elektronicznej w dedykowanym ku temu Programie jest zgodny z przepisami ustawy o VAT, w związku z czym zachowują Państwo prawo do odliczenia podatku VAT z nich wynikającego. Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 16 listopada 2023 r. (wpływ 16 listopada 2023 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Jesteście Państwo spółką kapitałową prowadzącą działalność (…).

Ze względu na zakres prowadzonej przez siebie działalności oraz ilość otrzymywanych przez siebie faktur zakupowych od dłuższego czasu wyrażają Państwo zgodę na otrzymywanie faktur oraz innych dokumentów księgowych wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z treścią art. 106n ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Przez dokumenty księgowe rozumieją Państwo przede wszystkim faktury zakupu, noty księgowe, faktury korygujące oraz wszelkie inne dokumenty, za pomocą których dokumentowane są ponoszone przez Państwa koszty. Dalej wszystkie te dokumenty nazywane będą zbiorczo „fakturami zakupu”.

Proces weryfikacji oraz określania miejsca przechowywania danej faktury zakupu opisany został poniżej.

Otrzymują Państwo faktury zakupu za pomocą środków komunikacji elektronicznej w formacie pdf na specjalnie dedykowany ku temu adres e-mail, który wskazywany jest kontrahentom w zawieranych z nimi umowach lub aneksach do umów, jeżeli pierwotna umowa nie przewidywała możliwości doręczania faktur zakupu w formie elektronicznej. Faktury zakupu otrzymywane od kontrahentów każdorazowo weryfikowane są przez Państwa pod kątem autentyczności ich pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz opisują je Państwo w sposób ułatwiających ich proste odszukanie.

Po otrzymaniu faktury weryfikują Państwo czy dana faktura:

• przesłana została zgodnie z ustalonymi między Państwem a kontrahentem kanałami komunikacji,
• jest czytelna, w szczególności zaś czy możliwe jest otworzenie odpowiedniego pliku oraz czy dane na niej zawarte są możliwe do odczytania w programach dedykowanych do obsługi plików pdf,
• została przesłana w sposób uniemożliwiający ingerencję osób trzecich w jej treść.

Po pozytywnym wyniku analizy, o którym mowa w ww. akapicie faktury te umieszczane są w specjalnie dedykowanym do tego programie informatycznym (dalej: „Program”), w którym są one dokładnie opisywane w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie oraz poddawane są analizie merytorycznej. Dokonując weryfikacji merytorycznej faktury, sprawdzają Państwo, w szczególności, czy zawiera ona komplet informacji wymaganych przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Podkreślić należy, że Program – w ramach dostępnych w nim funkcjonalności – umożliwia sortowanie otrzymanych i wgranych przez Państwa do sytemu faktur. Program nie tylko ułatwia odszukiwanie poszczególnych faktur otrzymanych przez Państwa ale umożliwia również ich sortowanie m.in. z podziałem na okresy rozliczeniowe, czy danego kontrahenta.

Powyższe rozwiązanie zapewnia nie tylko zachowanie integralności oraz pewności pochodzenia faktur zakupowych, ale pozwala również na stały i szybki dostęp do archiwalnych okresów rozliczeniowych, tak zarówno na potrzeby wewnętrznych audytów prowadzonych przez Państwa, jak i na potrzeby potencjalnej kontroli poprawności rozliczeń przez organy administracji podatkowej.

Doprecyzowanie i uzupełnienie stanu faktycznego

Faktury zakupu, noty księgowe, faktury korygujące oraz dokumenty z nimi zrównane będące przedmiotem Państwa wniosku, mogą być przechowywane w formie elektronicznej zarówno na terytorium kraju, jak również poza terytorium kraju w zależności od faktycznego miejsca położenia serwera, ale dostęp do nich zawsze będzie możliwy bezpośrednio z kraju. Niezależnie od miejsca przechowywania ww. faktur, umożliwią Państwo za pomocą środków elektronicznych naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej dostęp on-line do tych faktur oraz bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Przechowywali i będą Państwo przechowywać wszelkie faktury zakupu, noty księgowe, faktury korygujące oraz dokumenty z nimi zrównane do czasu upływu terminu przedawnienia podatkowego.

Występują u Państwa zdarzenia gospodarcze, które są przedmiotem opodatkowania, jak i są zwolnione z podatku VAT. Mogą również występować transakcje, które są poza przedmiotem opodatkowania podatkiem VAT i dokumentowane są wyłącznie notami obciążeniowymi. Niezależnie od tego czy dokumenty dotyczyć będą czynności opodatkowanych podatkiem VAT, czy też nie, mają Państwo zamiar przechowywać wszystkie dokumenty w formie elektronicznej.

Pytanie nr 1 wniosku ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu do wniosku

Czy w świetle art. 112a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług prawidłowe jest Państwa stanowisko, zgodnie z którym przedstawiony w opisie stanu faktycznego sposób przechowywania dokumentów (faktur zakupowych) wyłącznie w formie elektronicznej w dedykowanym ku temu Programie pozostaje zgodny z obowiązującymi przepisami podatkowymi, w związku z czym zachowują Państwo prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z nich wynikającego?

Państwa stanowisko w sprawie ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu do wniosku

Państwa zdaniem, wszystkie elementy wynikające z art. 112a ustawy o VAT są przez Państwa spełniane w przypadku przechowywania faktur w dedykowanym ku temu Programie, tak jak zostało to przedstawione w opisie stanu faktycznego. W związku z powyższym, przechowywanie przez Państwa dokumentów księgowych (faktur zakupowych) wyłącznie w formie elektronicznej pozostaje, Państwa zdaniem, zgodne z obowiązującymi przepisami podatkowymi, w związku z czym zachowują Państwo prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z nich wynikającego.

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: „ustawa o VAT”), podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Zgodnie z art. 15 ust. 2 ustawy o VAT, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Jak wynika z art. 106b ust. 1 ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1)sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 ustawy o VAT, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2)wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a ustawy o VAT;

3)wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT;

4)otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w art. 106b ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy o VAT, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a)wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b)czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT,

c)dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b ustawy o VAT.

Na podstawie art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy przechowują:

1)wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2)otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Jak zostało wskazane w art. 112a ust. 2 ustawy o VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przy czym zgodnie z art. 112a ust. 3 ustawy o VAT, przepisu powyższego nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Dodatkowo jak wynika z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani zapewnić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Powyższe przepisy dopuszczają przechowywanie faktur zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, przy czym konieczne jest spełnienie odpowiednich warunków, tj.:

• zapewnienie przechowywania faktur w podziale na okresy rozliczeniowe,
• przechowywanie faktur w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie,
• przechowywanie faktur w sposób zapewniający autentyczność ich pochodzenia,
• zapewnianie integralność treści faktur,
• zapewnianie czytelność faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
• zapewnianie odpowiednim organom na żądanie, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Warunki te muszą być spełnione – z pewnymi odrębnościami – wynikającymi ze sposobu przechowywania faktur. Przepisy nie nakładają jednak obowiązku przechowywania faktur w formie papierowej w przypadku przechowywania ich w formie elektronicznej ani przechowywania faktur w formie elektronicznej, gdy są one przechowywane w formie papierowej.

Możliwość przechowywania dokumentów księgowych, w tym w szczególności faktur, w formie elektronicznej znajduje odzwierciedlenie w ugruntowanej linii orzeczniczej zarówno organów administracji podatkowej, jak i sądów administracyjnych. Jak wskazano w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 3 listopada 2009 r. (sygn. akt I FSK 1169/08), który wydany został jeszcze przed wprowadzeniem art. 112a ustawy o VAT: „Z historycznego punktu widzenia forma przechowywania kopii faktur została ukształtowana na gruncie ustawy z 1993 r. w innych realiach technicznych. Zatem w sytuacji, gdy zmianie uległy te realia, a wykładnia językowa obecnie obowiązujących przepisów nie daje jednoznacznej odpowiedzi, należy rozważyć, czy dotychczasowe rozumienie przepisów o przechowywaniu kopii faktur nie odbywa się na zasadzie bezwładności i przyzwyczajeń, wynikających z praktyki ukształtowanej przez ustawę z 1993 r.” i dalej: „Zauważyć należy, że w żadnym przepisie rozporządzenia nie mówi się o drukowanej kopii faktury. Oznacza to, że normodawca nie zastrzegł formy drukowanej jako jedynej możliwej do przechowywania.”

Podobne stanowisko Naczelny Sąd Administracyjny zajmował również w późniejszych wyrokach (por. wyrok z 28 września 2011 r., sygn. akt I FSK 1283/10; wyrok z 6 października 2011 r., sygn. akt I FSK 1682/10; wyrok z 24 listopada 2011 r., sygn. akt I FSK 49/11), w których jednolicie wskazywano, że „przyjęto przede wszystkim, że przepisy Dyrektywy 112 nie przewidują bezwzględnego obowiązku przechowywania kopii faktur w takiej samej formie, w jakiej są wysłane, ale pozostawiają państwom członkowskim decyzję co do wprowadzenia szczególnych wymogów dotyczących formy przechowywania faktur.”

Wraz z nowelizacją przepisów ustawy o VAT i wprowadzeniem 1 stycznia 2014 r. art. 112a do ustawy o VAT, prawo do przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej nie powinno budzić najmniejszych wątpliwości, co znajduje również potwierdzenie w bieżących stanowiskach wydawanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.

Przykładowo należy wskazać chociażby na interpretacje indywidualne wydane w ubiegłym roku, w których zajmowane jest jednolite stanowisko w zakresie braku obowiązku przechowywania faktur w formie papierowej, gdy zapewnione zostają warunki wynikające z ustawy o VAT, o których mowa była we wcześniejszej części wniosku.

I tak, w interpretacji indywidualnej z 13 października 2022 r. (sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.534.2022.2.JS) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, że: „z treści wskazanych przepisów wynika wprost, że dopuszcza się przechowywanie faktur w formie elektronicznej, w tym poza terytorium kraju w sposób umożliwiający organowi podatkowemu, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 2 i 3 ustawy o VAT). Z przepisów tych wynika dalej, iż podatnicy są zobowiązani zapewnić organowi podatkowemu, na jego żądanie, bezzwłoczny dostęp do faktur, w tym dla faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy o VAT). Z przepisów ustawy o VAT wynika wobec powyższego wprost, że ustawodawca dopuszcza możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej. Nie uzależnia przy tym dopuszczalności tej formy przechowywania faktur od tego, w jakim formacie zostały sporządzone i dostarczone oryginały tych dokumentów. Jednocześnie z treści przepisów nie wynika także, aby przechowywanie w formie elektronicznej faktur otrzymanych jako papierowe, miało następować równolegle z przechowywaniem ich w formie papierowego dokumentu. Z powyższego wynika, że obowiązujące regulacje prawa podatkowego dopuszczają możliwość archiwizacji faktur zakupowych otrzymanych przez Spółkę w dowolny sposób, co do formy (formatu) ich przechowywania, a więc także w formie elektronicznej (jako zapis elektroniczny na elektronicznych nośnikach danych). Taka forma ich archiwizacji umożliwia znaczące zwiększenie efektywności realizowanych procesów gospodarczych.”

Jednocześnie, w interpretacji indywidualnej z 28 września 2022 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.355.2022.5.KP) wskazano, że: „obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. […] Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.”

Dodatkowo w interpretacji indywidualnej z 13 lipca 2022 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.207.2022.1.LK) odnosząc się do kwestii zapewnienia autentyczności pochodzenia, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, wskazał, że: „zgodnie z przepisami ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury. Przy czym sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania autentyczności pochodzenia faktury. Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji). Innymi słowy podatnik zamierzający skorzystać z prawa przyznanego przez przepis prawa powinien dochować należytej staranności w celu dostatecznego zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur.”

Państwa zdaniem, wszystkie elementy wynikające z art. 112a ustawy o VAT są spełniane w przypadku przechowywania faktur w dedykowanych ku temu Programie, tak jak zostało to przedstawione w opisie stanu faktycznego. W związku z powyższym przechowywanie przez Państwa dokumentów księgowych (faktur zakupowych) wyłącznie w formie elektronicznej, Państwa zdaniem, pozostaje zgodne z obowiązującymi przepisami podatkowymi.

Po Państwa stronie nie pojawia się obowiązek dodatkowego drukowania faktur w celu sprostania wymogom ustawowym w zakresie ich przechowywania. Przede wszystkim – w tak przedstawionym stanie faktycznym – nie powinno budzić wątpliwości, że posługiwanie się przez Państwa dedykowanym ku przechowywaniu dokumentów Programem, zapewnia przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób pozwalający na łatwe ich odszukanie. Zaawansowane programy – w tym Program, który Państwo wdrożyli – zawierają odpowiednie narzędzia, które pozwalają na wybieranie i dostęp do dokumentów księgowych z uwzględnieniem okresu rozliczeniowego, z którego pochodzą, w sposób nie rodzący dodatkowych problemów czy to po Państwa stronie, czy też organów podatkowych w ramach potencjalnej kontroli. Jednocześnie podejmują Państwo działania niezbędne do weryfikacji autentyczności pochodzenia otrzymywanych faktur. Dodatkowo, faktury otrzymywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z dyspozycją art. 106n ustawy o VAT, uniemożliwiają ich edycję, co zapewnia integralność faktur od momentu ich wystawienia aż do momentu upływu momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przetrzymywanie faktur w sposób elektroniczny zapewnia również czytelność faktur od chwili ich wystawienia, przy czym ryzyko utraty tej cechy jest znacznie niższe niż w przypadku przechowywania ich w formie drukowanej. Przechowywanie faktur w formie elektronicznej minimalizuje ryzyko ich przypadkowego utracenia lub utraty przez nie czytelności (np. na skutek kradzieży czy pożaru). Dodatkowo takie rozwiązanie zapewnia bezzwłoczny dostęp do faktur.

Biorąc pod uwagę tak przedstawiony stan faktyczny oraz prawny, uznać należy, że przechowywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej pozostaje zgodne z obowiązującymi przepisami podatkowymi. Nie istnieje bowiem ustawowy obowiązek drukowania faktur zakupowych, w celu sprostania obowiązkom ustawowym w zakresie przechowywania dokumentacji podatkowej jeżeli przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej spełnia wszystkie warunki wynikające z art. 112-112a ustawy o VAT.

Przy czym ponownego podkreślenia wymaga, że wszystkie te warunki, tj.:

• zapewnienie przechowywania faktur w podziale na okresy rozliczeniowe,
• przechowywanie faktur w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie,
• przechowywanie faktur w sposób zapewniający autentyczność ich pochodzenia,
• zapewnienie integralność treści faktur,
• zapewnienie czytelność faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
• zapewnienie odpowiednim organom na żądanie, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych

- w Państwa opinii, zostały przez Państwa spełnione, a więc Państwa stanowisko przedstawione w niniejszym wniosku, należy uznać za prawidłowe, a przechowywanie dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej pozostaje zgodne z obowiązującymi przepisami podatkowymi, w związku z czym zachowują Państwo prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z nich wynikającego.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku, jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1570 ze zm.), zwanej dalej ustawą:

Natomiast w myśl art. 2 pkt 32 ustawy:

Stosownie do art. 106n ust. 1 ustawy:

Jak wyżej wskazano, stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Przykładowo, za akceptację można uznać zgodę przyszłego odbiorcy faktur, której efektem będzie np. przyjęcie przez podatnika w formie elektronicznej faktury do realizacji, w tym do uregulowania płatności z niej wynikającej. Należy przy tym mieć na względzie, że wymóg akceptacji przez odbiorcę przesyłania faktur w formie elektronicznej, w tym udostępniania, które to faktury zostaną otrzymane przez odbiorcę wyłącznie w formie elektronicznej, znajduje swoje uzasadnienie głównie w technicznych wymogach koniecznych dla odbioru faktury przesłanej w formie elektronicznej i – w przypadku podatników będących odbiorcami tych faktur – w możliwości zapewnienia przez nich autentyczności, integralności oraz czytelności treści faktury. Te techniczne wymogi powinny być ustalone, aby móc odbierać faktury w formie elektronicznej, z czym nie mamy do czynienia w zakresie faktur w formie papierowej.

W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy:

W myśl art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy:

Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.

W tym miejscu wskazać należy, że zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:

Ponadto, Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.

Wyjaśnić zatem należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Państwa dokument księgowy zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Jeśli natomiast dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

Podatnik zamierzający skorzystać z prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na fakturze powinien dochować należytej staranności w celu dostatecznego zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Przepisy dotyczące określenia tych pojęć zostały uregulowane w art. 106m ustawy.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:

Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:

Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy:

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy:

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Stosownie do art. 112 ustawy:

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy:

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy:

Treść art. 112a ust. 3 ustawy wskazuje jednak, że:

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:

Stosownie do art. 112aa ust. 1 ustawy:

W myśl art. 112aa ust. 2 ustawy:

Z powołanych wyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktury poza terytorium kraju w formie elektronicznej podatnik obowiązany jest umożliwić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy przechowywanie dokumentów (faktur zakupowych) wyłącznie w formie elektronicznej w dedykowanym Programie, na zasadach opisanych we wniosku, jest zgodne z obowiązującymi przepisami ustawy o VAT, w związku z czym zachowują Państwo prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z nich wynikającego.

Odnosząc się zatem do Państwa wątpliwości w pierwszej kolejności należy przeanalizować, czy sposób przechowywania faktur zakupowych jest zgodny z przepisami ustawy o VAT.

W odniesieniu do Państwa wątpliwości należy również wskazać, że autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury. Przy czym sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania autentyczności pochodzenia faktury. Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji).

Z opisu sprawy wynika, że w prowadzonej działalności gospodarczej otrzymują Państwo dużą ilość dokumentów księgowych tj. faktur zakupowych, not księgowych, faktur korygujących i innych dokumentów, za pomocą których dokumentowane są ponoszone koszty, w związku z czym, zgodnie z art. 106n ustawy, wyrażają Państwo zgodę na ich otrzymywanie wyłącznie w formie elektronicznej.

Faktury zakupu otrzymują Państwo na specjalnie dedykowany do tego adres e-mail, który wskazywany jest kontrahentom w umowach lub aneksach do umów. Faktury każdorazowo weryfikowane są pod kątem autentyczności ich pochodzenia, integralności treści i czytelności, w szczególności, czy możliwe jest otworzenie pliku i czy dane na niej zawarte są możliwe do odczytania w programach dedykowanych do obsługi plików pdf. Faktury opisane są przez Państwa w sposób ułatwiających ich proste odszukanie. Weryfikują Państwo również, czy faktura została przesłana w sposób uniemożliwiający ingerencję osób trzecich w jej treść.

Faktury zakupowe zweryfikowane w ww. sposób umieszczane są w Programie i poddawane analizie merytorycznej. Sprawdzają Państwo czy faktura zawiera komplet informacji również tych wymaganych przepisami ustawy o VAT. Program umożliwia sortowanie faktur np. zgodnie z podziałem na okresy rozliczeniowe, czy też na danego kontrahenta. Przechowują i będą Państwo przechowywać wszelkie faktury zakupu, noty księgowe, faktury korygujące oraz dokumenty z nimi zrównane do czasu upływu terminu przedawnienia podatkowego.

Ww. dokumenty mogą być przechowywane w formie elektronicznej zarówno na terytorium kraju, jak również poza terytorium kraju w zależności od faktycznego miejsca położenia serwera, ale dostęp do nich zawsze będzie możliwy bezpośrednio z kraju. Niezależnie jednak od miejsca ich przechowywania ww. faktur, umożliwią Państwo za pomocą środków elektronicznych naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej dostęp on-line do tych faktur oraz bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Występują u Państwa zdarzenia gospodarcze zarówno opodatkowane podatkiem VAT, jak i zwolnione lub pozostające poza podatkiem VAT.

Jak już wspomniano powyżej, prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że skoro do faktur zakupowych, faktur korygujących oraz innych dokumentów z fakturami zrównanych przechowywanych w Programie na zasadach opisanych powyżej, zapewnione zostaną autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność, a także umożliwiony zostanie dostęp do tych faktur, na żądanie (również on-line), odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 i ust. 4 ustawy, przy założeniu, że zachowają Państwo odpowiednie kontrole biznesowe, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług, to opisany sposób ich przechowywania będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w art. 86 ust. 1 ustawy. W myśl tego przepisu:

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Z powyższych przepisów wynika, że prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje tylko czynnym podatnikom podatku od towarów i usług, gdy dokonywane zakupy mają związek z czynnościami opodatkowanymi. Odliczyć zatem można podatek naliczony, który jest związany z transakcjami opodatkowanymi podatnika, tzn. których następstwem jest określenie podatku należnego. Ustawa wyłącza zatem możliwość dokonywania odliczeń podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu.

Wyrażoną w cytowanym art. 86 ust. 1 ustawy generalną zasadę uprawniającą do odliczenia podatku naliczonego, uzupełniają regulacje zawarte w art. 86 ust. 2a-2h ustawy.

Na mocy art. 86 ust. 2a ustawy:

Ponadto należy zauważyć, że w przypadku wykonywania w ramach działalności gospodarczej czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług oraz zwolnionych z opodatkowania tym podatkiem, należy mieć na uwadze także uregulowania zawarte w art. 90 ustawy.

Zgodnie z art. 90 ust. 1 ustawy:

W myśl art. 90 ust. 2 ustawy:

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Podkreślić jednocześnie należy, że prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie, niezależnie od tego, czy serwery, na których przechowywane są faktury znajdują się w Polsce lub poza jej terytorium. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Z opisu sprawy wynika, że w ramach prowadzonej działalności otrzymują Państwo faktury zakupu, faktury korygujące oraz dokumenty z nimi zrównane. Otrzymane przez Państwa ww. dokumenty wykorzystywane są m.in. do czynności opodatkowanych podatkiem VAT, zwolnionych lub niepodlegających pod ten podatek.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że w celu odliczenia podatku naliczonego, w pierwszej kolejności podatnik powinien przyporządkować ponoszone wydatki do poszczególnych rodzajów działalności (opodatkowanej podatkiem VAT, zwolnionej i niepodlegającej opodatkowaniu tym podatkiem). W przypadku zakupów bezpośrednio związanych z czynnościami opodatkowanymi, podatnik, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy, odlicza podatek naliczony w całości. Natomiast w sytuacji, gdy takie przyporządkowanie nie jest możliwe, a wydatki służą zarówno do celów wykonywanej przez podatnika działalności gospodarczej, jak i do celów innych niż działalność gospodarcza, podatnik powinien ustalić proporcję, o której mowa w art. 86 ust. 2a ustawy oraz, w przypadku wystąpienia także czynności zwolnionych od podatku, o której mowa w art. 90 ustawy.

Mając na uwadze powołane przepisy w odniesieniu do opisu sprawy wskazać należy, zachowają Państwo, przy spełnieniu warunków wynikających z ww. przepisów ustawy o podatku od towarów i usług, prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur zakupowych, faktur korygujących oraz innych dokumentów z nimi zrównanych przechowywanych w Programie, w ramach przedstawionej w niniejszej sprawie procedury, potwierdzających ponoszone przez Państwa wydatki.

Przy czym istotne jest, aby otrzymywane przez Państwa faktury oraz inne dokumenty spełniające definicję faktury, nie dotyczyły wydatków wymienionych w art. 88 ustawy, co będzie oznaczało, że nie zaistnieją przesłanki negatywne odnośnie prawa do odliczenia podatku, wymienione w tym przepisie.

Tym samym, Państwa stanowisko uznaję za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Organ jest ściśle związany z przedstawionym we wniosku opisem stanu faktycznego. Państwo ponoszą ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty opis sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Pełna weryfikacja przedstawionych we wniosku okoliczności możliwa jest jedynie w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego, prowadzonego przez uprawnione do tego organy, będącego poza zakresem instytucji interpretacji indywidualnej. Postępowanie w sprawie dotyczącej wydania interpretacji indywidualnej jest postępowaniem szczególnym, mającym charakter uproszczony, odrębny od postępowania podatkowego, uregulowanego w dziale IV Ordynacji podatkowej. Wydając bowiem interpretację indywidualną Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej przedstawia jedynie swój pogląd dotyczący wykładni treści analizowanych przepisów i sposobu ich zastosowania w odniesieniu do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego bądź zdarzenia przyszłego (którego elementy przyjmuje, jako podstawę rozstrzygnięcia bez weryfikacji).

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Niniejsza interpretacja rozstrzyga Państwa wątpliwości wyłącznie w zakresie podatku od towarów i usług tj. w zakresie pytania nr 1 wniosku. W zakresie pytania nr 2 wniosku dotyczącym podatku dochodowego od osób prawnych zostało wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego oraz zastosujecie się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383).