Interpretacja indywidualna z dnia 15 listopada 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB3-3.4012.335.2023.1.PJ

Skoro elektroniczna forma przechowywania dokumentów, zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, a także umożliwi dostęp do tych dokumentów, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania będzie zgodny z powołanymi przepisami.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT w związku z przechowywanymi fakturami zakupowymi i innymi dokumentami dającymi prawo do odliczenia, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej wpłynął 4 września 2023 r.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

X. (dalej: Wnioskodawca, Spółka), wpisana do rejestru przedsiębiorców (...) jest spółką prawa handlowego i czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Przeważającym przedmiotem działalności Spółki jest działalność agencji reklamowych (PKD 73.11.Z).

Spółka w ramach prowadzonej działalności gospodarczej nabywa usługi oraz towary od kontrahentów mających siedzibę na terytorium Polski, jak i również od podmiotów mających siedzibę na terytorium UE oraz innych krajów, których zakup jest dokumentowany fakturami, które dają prawo do odliczenia podatku naliczonego zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT. Dodatkowo, w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą ponosi ona wydatki związane z podróżami służbowymi pracowników obejmujące m.in. koszty noclegów, koszty przejazdów taksówkami, koszty biletów kolejowych, autobusowych, lotniczych, koszty posiłków, koszty parkingów i opłaty za autostrady.

Z uwagi na skalę prowadzonej działalności, w ciągu każdego miesiąca Wnioskodawca otrzymuje dużą ilość dokumentów papierowych m.in. faktury, rachunki, paragony, bilety, faktury korygujące itp. (dalej łącznie jako „faktury”). Obecnie Wnioskodawca przechowuje faktury, wraz z innymi dokumentami traktowanymi na równi z fakturami, w ich oryginalnej formie, tj. dokumenty otrzymywane elektronicznie są drukowane i przechowywane w formie papierowe, oraz dokumenty otrzymywane papierowo przechowywane są w formie papierowej. Mając na uwadze wynikający z obowiązujących przepisów prawa okres, przez jaki podatnik zobowiązany jest przechowywać dokumenty księgowe, ich archiwizacja staje się coraz trudniejsza i wiąże się z koniecznością zwiększania powierzchni archiwum. Taki sposób działania generuje coraz większe koszty obciążające Spółkę. W ramach obowiązującego prawa i w związku z zaistniałą sytuacją, celem minimalizacji kosztów związanych z przechowywaniem dokumentacji papierowej, Spółka rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania wersji papierowych faktur dokumentujących nabycie usług oraz towarów, w tym także faktur dotyczących zakupów krajowych, zakupów zagranicznych (import usług) oraz faktur korygujących - tj. wszelkich faktur po stronie zakupu. Analogiczne zasady dotyczyłyby również innych dokumentów dających Spółce prawo do odliczenia, które otrzymywałaby w formie papierowej. Spółka planuje przechowywać ww. dokumenty jedynie w formie elektronicznej (skan/pdf).

Spółka opracowała procedury przechowywania dokumentów w formie elektronicznej, które po uzyskaniu pozytywnej odpowiedzi na zadane we wniosku pytania, zamierza wdrożyć w bieżącej działalności gospodarczej.

Proces taki przebiegał będzie następująco (dalej jako „procedura”):

1)Faktura będzie skanowana i bez jakiejkolwiek modyfikacji treści wprowadzana przez Wnioskodawcę do elektronicznego archiwum dokumentów, w którym przechowywana będzie na elektronicznych nośnikach danych (platforma/system przechowuje informacje na temat daty otrzymania faktury) lub Wnioskodawca będzie skanował fakturę i bez jakiejkolwiek modyfikacji treści przesyłał na dedykowany adres mailowy, po czym pracownik Wnioskodawcy wprowadzi fakturę do elektronicznego archiwum dokumentów. W każdym przypadku obowiązkiem osoby wprowadzającej fakturę do elektronicznego archiwum dokumentów będzie potwierdzenie zgodności kopii elektronicznej z oryginałem;

2)Dalsza akceptacja pod względem merytorycznym, rachunkowym i podatkowym oraz zatwierdzenie faktury będzie następować w elektronicznym archiwum dokumentów drogą elektroniczną. Akceptacja ta dokonywana będzie przez upoważnionych pracowników Wnioskodawcy;

3)Po akceptacji faktur w elektronicznym archiwum dokumentów, faktury będą automatycznie przenoszone do systemu finansowo-księgowego (automatyczne połączenie elektronicznego archiwum dokumentów z systemem finansowo- księgowym);

4)Papierowe dokumenty po wprowadzeniu do elektronicznego archiwum dokumentów będą utylizowane.

Użytkowane elektroniczne archiwum dokumentów, w którym przechowywane są obecnie oraz będą w przyszłości gromadzone faktury w formie elektronicznej, pozwala na szybkie odnalezienie konkretnego dokumentu (np. po numerze faktury, nazwie dostawcy/klienta). Faktury w systemie będą gromadzone w podziale na okresy rozliczeniowe. Faktury grupowane będą według daty wpływu dokumentu, jednak elektroniczne archiwum dokumentów pozwala na grupowanie także według daty wykonania usługi czy daty wystawienia faktury. W odniesieniu do formy elektronicznej zachowana będzie również, zgodnie z obowiązującymi przepisami, taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku faktur przechowywanych w formie dotychczasowej - papierowej. Spółka bez problemu będzie mogła zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na przedmiotowym dokumencie wymagane przepisami prawa nie zostaną zmienione (integralność), skan/pdf natomiast będzie miał odpowiednią jakość, by móc zapewnić pełną możliwość odczytu danych na fakturze (czytelność). Wersja elektroniczna (skan/pdf) każdej faktury zakupowej będzie wiernym odzwierciedleniem wersji papierowej. Ich przechowywanie będzie odbywać się w sposób umożliwiający bezzwłoczne wygenerowanie zamieszczonych w systemie faktur i udostępnienie ich online na potrzeby ewentualnej kontroli przez organy podatkowe lub organy kontroli skarbowej.

Pytania w zakresie podatku od towarów i usług

1.Czy na gruncie ustawy o VAT dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej faktur zakupowych i innych dokumentów potwierdzających nabycie towarów lub usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych, wyłącznie w formie elektronicznej (w sposób opisany w zdarzeniu przyszłym przedstawionym powyżej, w ramach opracowanej przez Spółkę procedury) i niszczenie papierowych oryginałów?

2.W przypadku twierdzącej odpowiedzi na pytanie nr 1, czy Wnioskodawca zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego w związku z przechowywanymi fakturami zakupowymi i innymi dokumentami dającymi prawo do odliczenia, wskazanymi w opisie zdarzenia przyszłego, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą?

Państwa stanowisko w sprawie w zakresie podatku do towarów i usług

W ocenie Wnioskodawcy, zarówno na gruncie przepisów ustawy o VAT jak i przepisów ustawy o CIT dopuszczalne jest przechowywanie w formie elektronicznej faktur zakupu oraz innych dokumentów dających prawo do odliczenia VAT (łącznie także jako „faktury”), otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej, w ramach planowanej do wprowadzenia przez Spółkę procedury. Niedostępność (wskutek zniszczenia) formy papierowej nie neguje stwierdzenia, że faktura lub inny dokument traktowany na równi z fakturą VAT w sensie materialnym zostaje utracony, gdyż pozostaje przechowywana/y w formie elektronicznej. Tym samym dyspozycja art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT pozostaje zachowana. Wnioskodawca stoi na stanowisku, że w sytuacji, gdy otrzymane przez Spółkę w formie papierowej faktury zakupowe oraz inne dokumenty potwierdzające nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych, będą przechowywane w formie elektronicznej w ramach stosowanej przez Spółkę wyżej opisanej procedury. Spółka będzie miała prawo do odliczenia podatku naliczonego, niezależnie od okoliczności, że pierwotna forma papierowa będzie już niedostępna. Wnioskodawca uważa także, że dokumenty przechowywane w opisany powyżej sposób uprawniają Spółkę do potraktowania udokumentowanych nimi wydatków jako kosztów uzyskania przychodu przy spełnieniu ogólnych warunków, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Uzasadnienie Wnioskodawcy.

Zgodnie z art 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 ustawy o VAT, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej nie będącej podatnikiem. W myśl art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną - w myśl pkt 32 tego artykułu - jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Na podstawie art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W oparciu o art. 112 ustawy o VAT, stwierdza się, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3 ustawy o VAT. Ponadto zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1 wskazanego artykułu, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Wobec powyższego, przepisy w zakresie przechowywania faktur warunkują konieczności przechowywania ich w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność. Wymogi te będą spełnione przez Spółkę w opisanym zdarzeniu przyszłym. Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego Spółka będzie mogła zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na fakturze wymagane przepisami nie zostaną zmienione (integralność), oraz skan/pdf będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić pełną możliwość odczytu danych na fakturze (czytelność). Wersje elektroniczne poszczególnych faktur zakupowych będą wiernym odzwierciedleniem ich wersji papierowej. Faktury w systemie finansowo-księgowym będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe. Użytkowany system finansowo-księgowy, który jest automatycznie połączony z elektronicznym archiwum dokumentów, będzie pozwalać na szybkie zidentyfikowanie danej faktury (np. po numerze faktury, nazwie dostawcy/klienta). Ich przechowywanie będzie odbywać się w sposób umożliwiający bezzwłoczne wygenerowanie faktur i udostępnienie ich online na potrzeby ewentualnej kontroli przez organy podatkowe lub organy kontroli skarbowej.

Analiza obowiązujących przepisów regulujących kwestie wystawiania i przechowywania faktur, prowadzi do wniosku, iż z literalnego ich brzmienia nie wynika, w ocenie Spółki, aby istniały jakiekolwiek przeszkody w możliwości przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej. W oparciu o cytowane powyżej regulacje, uznać należy, iż przepisy ustawy o VAT wprost dopuszczają możliwość przechowywania faktur w dowolnej formie (papierowej lub elektronicznej), niezależnie od ich oryginalnej postaci.

Reasumując, w świetle przywołanych przepisów, analizując opisane zdarzenie przyszłe należy stwierdzić, że dopuszczalne jest przechowywanie w formie elektronicznej faktur zakupu otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej, w ramach procedury wskazanej w opisie zdarzenia przyszłego. Analogiczne zasady należy przyjąć także do innych dokumentów dających prawo do odliczenia VAT, wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego. Zniszczenie formy papierową faktury czy innego dokumentu nie powoduje, iż w sensie materialnym została ona utracona, ponieważ pozostaje nadal w obiegu poprzez przechowywanie jej w formie elektronicznej. Jak zapewnia Spółka, forma taka gwarantuje zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści I czytelność faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, jak w przypadku faktur przechowywanych w formie papierowej. Tym samym dyspozycja art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT pozostaje zachowana.

Zdaniem Wnioskodawcy, zachowa on prawo do odliczenia VAT naliczonego z przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej faktur i innych dokumentów dających prawo do odliczenia VAT, wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego, otrzymanych w formie papierowej, w przypadku wdrożenia opracowanej procedury. W zakresie, w jakim nabywane towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (art. 86 ust. 1 ustawy o VAT). Stosownie do art. 86 ust. 10 i następne ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, ale nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę. Powyższe jednoznacznie wskazuje, iż prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi wtedy, gdy zostaną łącznie spełnione określone warunki, tzn. faktura została otrzymana, odliczenia dokonuje podatnik podatku od towarów i usług i towary lub usługi, w związku z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych.

W opisanym zdarzeniu przyszłym wszystkie powyżej wskazane warunki będą spełnione. Regulując obowiązek przechowywania faktur Ustawodawca, nie zastrzegł, że postać w jakiej dokumenty te zostały przesłane lub udostępnione, musi być niezmienna i identyczna przez cały okres ich przechowywania. Niezmienione muszą pozostać dane na fakturze (przesłanka integralności), a nie jej forma. Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w określonych terminach pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych (powyżej wskazanych) oraz nie zaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT.

Powyższe oznacza, że odliczenie nie jest warunkowane rodzajem faktury (papierowa/elektroniczna) ani formą przechowywania faktur zakupowych w formie papierowej czy elektronicznej. Innymi słowy, forma przechowywania faktur nie jest jednym z warunków posiadania, realizacji oraz pozytywnej weryfikacji (w toku ewentualnej kontroli) prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Reasumując, w sytuacji otrzymania przez Spółkę faktury w formie papierowej, które to faktury będą następnie przechowywane w formie elektronicznej w ramach opracowanej przez Spółkę procedury i będą jednocześnie dokumentowały nabycie usług lub towarów wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych, to wówczas będą dawały podatnikowi prawo do odliczenia, niezależnie od faktu, że pierwotna forma papierowa będzie już niedostępna (zostanie zniszczona). Zaprezentowane powyżej stanowisko Spółki znajduje odzwierciedlenie w aktualnej praktyce organów podatkowych wypowiadających się w analogicznych stanach faktycznych, która jednoznacznie wskazuje, iż dopuszczalne jest przechowywanie w formie elektronicznej faktur otrzymanych w formie papierowej (jednocześnie niszczenie egzemplarzy papierowych), a także przechowywane w ten sposób faktury dają podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Jako przykłady wskazać można następujące interpretacje:

- Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 9 września 2020 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.392.2020.2.PRM;

- Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 1 września 2020 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.334.2020.3.JF;

- Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 21 sierpnia 2020 r., sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.472.2020.1.MC;

- Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 13 sierpnia 2020 r., sygn. 0112-KDIL1-2.4012.281.2020.1.PM;

- Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 4 sierpnia 2020 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.227.2020.1.AKS;

- Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 13 grudnia 2019 r., sygn. 0112-KDIL4.4012.542.2019.1.EB.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie oceny zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Przepis art. 15 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1570) – zwanej dalej ustawą – stanowi, że:

Według art. 15 ust. 2 ustawy:

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Natomiast na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy:

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy:

Zgodnie z art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy:

Stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy:

W oparciu o art. 106m ust. 2 ustawy:

Na mocy art. 106m ust. 3 ustawy:

Według z art. 106m ust. 4 ustawy:

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu, których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 106m ust. 5 ustawy:

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłania faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zgodnie z art. 112 ustawy:

W oparciu o art. 112a ust. 1 ustawy:

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy:

Stosownie do art. 112a ust. 3 ustawy:

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, który – jak tego wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy o VAT).

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Odnosząc się do podniesionej we wniosku kwestii innych dokumentów księgowych wyjaśnić należy, że ustawodawca określił w art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy podstawowe elementy składowe faktury wystawianej przez podatnika. Z kolei Minister Finansów, wykorzystując delegację zawartą w art. 106o ustawy, określił w § 3 pkt 1-5 rozporządzenia z 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur przypadki, w których faktury mogą uwzględniać mniejszy zakres informacji niż ten wynikający z art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument źródłowy, potwierdzający poniesione wydatki na zakup towarów i usług, zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach, jest on fakturą w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług, i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument potwierdzający zakup nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur, zawarte w ustawie.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka w ramach prowadzonej działalności gospodarczej nabywa usługi oraz towary od kontrahentów mających siedzibę na terytorium Polski, jak i również od podmiotów mających siedzibę na terytorium UE oraz innych krajów, których zakup jest dokumentowany fakturami, które dają prawo do odliczenia podatku naliczonego zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT. Dodatkowo, w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą ponosi ona wydatki związane z podróżami służbowymi pracowników obejmujące m.in. koszty noclegów, koszty przejazdów taksówkami, koszty biletów kolejowych, autobusowych, lotniczych, koszty posiłków, koszty parkingów i opłaty za autostrady.

W ramach obowiązującego prawa i w związku z zaistniałą sytuacją, celem minimalizacji kosztów związanych z przechowywaniem dokumentacji papierowej, Spółka rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania wersji papierowych faktur dokumentujących nabycie usług oraz towarów, w tym także faktur dotyczących zakupów krajowych, zakupów zagranicznych (import usług) oraz faktur korygujących - tj. wszelkich faktur po stronie zakupu. Analogiczne zasady dotyczyłyby również innych dokumentów dających Spółce prawo do odliczenia, które otrzymywałaby w formie papierowej. Spółka planuje przechowywać ww. dokumenty jedynie w formie elektronicznej (skan/pdf).

Użytkowane elektroniczne archiwum dokumentów, w którym przechowywane są obecnie oraz będą w przyszłości gromadzone faktury w formie elektronicznej, pozwala na szybkie odnalezienie konkretnego dokumentu (np. po numerze faktury, nazwie dostawcy/klienta). Faktury w systemie będą gromadzone w podziale na okresy rozliczeniowe. Faktury grupowane będą według daty wpływu dokumentu, jednak elektroniczne archiwum dokumentów pozwala na grupowanie także według daty wykonania usługi czy daty wystawienia faktury. W odniesieniu do formy elektronicznej zachowana będzie również, zgodnie z obowiązującymi przepisami, taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku faktur przechowywanych w formie dotychczasowej - papierowej. Spółka bez problemu będzie mogła zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na przedmiotowym dokumencie wymagane przepisami prawa nie zostaną zmienione (integralność), skan/pdf natomiast będzie miał odpowiednią jakość, by móc zapewnić pełną możliwość odczytu danych na fakturze (czytelność). Wersja elektroniczna (skan/pdf) każdej faktury zakupowej będzie wiernym odzwierciedleniem wersji papierowej. Ich przechowywanie będzie odbywać się w sposób umożliwiający bezzwłoczne wygenerowanie zamieszczonych w systemie faktur i udostępnienie ich online na potrzeby ewentualnej kontroli przez organy podatkowe lub organy kontroli skarbowej.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą dopuszczalności na gruncie ustawy o VAT przechowywania otrzymywanych w formie papierowej faktur zakupowych i innych dokumentów potwierdzających nabycie towarów lub usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych, wyłącznie w formie elektronicznej

i niszczenia papierowych oryginałów oraz zachowanie prawa do odliczenia podatku naliczonego w związku z przechowywanymi wyłącznie w formie elektronicznej fakturami zakupowymi i innymi dokumentami dającymi prawo do odliczenia.

Archiwizowanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej w sposób opisany przez Spółkę, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Jak wskazał Wnioskodawca, przechowywanie będzie odbywać się w sposób umożliwiający bezzwłoczne wygenerowanie zamieszczonych w systemie faktur i udostępnienie ich na potrzeby ewentualnej kontroli przez organy podatkowe lub organy kontroli skarbowej.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że skoro elektroniczna forma przechowywania dokumentów, zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, a także umożliwi dostęp do tych dokumentów, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej innych niż faktury dokumentów, należy stwierdzić, że nie stosuje się do nich przepisów dotyczących przechowywania faktur, zawartych w ustawie. Przy czym z punktu widzenia przepisów o podatku od towarów i usług nie ma przeciwskazań do ich elektronicznego przechowywania.

Mając na uwadze przedstawiony opis sprawy oraz obowiązujące w tym zakresie przepisy należy zgodzić się z Państwem, że przechowywanie faktur i faktur korygujących wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z przedstawioną we wniosku procedurą, spełni przesłanki wynikające z art. 106m ust. 1-4 ustawy.

Podsumowując należy stwierdzić, że na gruncie ustawy dopuszczalne będzie przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej i następne niszczenie dokumentów w formie papierowej po ich uprzednim zdigitalizowaniu w sposób opisany we wniosku.

W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach potwierdzających poniesienie Wydatków - dotyczących zakupów towarów i usług wykorzystywanych przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, w sytuacjach niewymienionych w art. 88 ustawy o VAT, przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej w sposób opisany w niniejszym wniosku, należy wskazać, że podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w art. 86 ust. 1 ustawy.

W myśl art. 86 ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Odpowiadając zatem wprost na Państwa pytanie należy wskazać, że Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego w związku z przechowywanymi fakturami zakupowymi i innymi dokumentami dającymi prawo do odliczenia, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą. Prawo to przysługuje pod warunkiem niezaistnienia pozostałych przesłanek negatywnych z art. 88 ustawy.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy w zakresie podatku od towarów i usług. W zakresie podatku dochodowego od osób prawnych wydane zostało odrębne rozstrzygnięcie.

Zaznaczenia wymaga, że zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność. Równocześnie w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634, ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa.