Interpretacja indywidualna z dnia 7 sierpnia 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0115-KDIT2.4011.245.2023.5.ENB

Obowiązki płatnika związane z wypłatą zwrotu kosztów podróży.

Interpretacja indywidualna

– stanowisko nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

8 maja 2023 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy m.in. podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika.

Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 7 lipca 2023 r. (data wpływu 17 lipca 2023 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

A (Spółka lub Wnioskodawca) prowadzi działalność gospodarczą - jest podmiotem profesjonalnie zajmującym się organizacją oraz zarządzaniem (...) oraz (...).

Organem zarządzającym Spółki jest jej zarząd, składający się z jednego członka - Prezesa Zarządu, który pełni tę funkcję na podstawie stosunku powołania, dokonanego na podstawie uchwały zgromadzenia wspólników Spółki.

Prezes Zarządu posiada obecnie czasowe miejsce pobytu poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej - zamieszkuje na terytorium Zjednoczonych Emiratów Arabskich. Jednocześnie przez część czasu przebywa on na terytorium RP. W związku z powyższym, Prezes Zarządu odbywa, a także będzie odbywał, regularne podróże zagraniczne, korzystając z transportu lotniczego. Obowiązki wynikające ze stosunku powołania Prezes Zarządu wykonywał będzie niezależnie od miejsca, w którym się znajduje - w przypadku przebywania na terytorium RP, obowiązki wykonywane będą osobiście, zaś w okresie odbywania podróży, obowiązki wykonywane będą zdalnie. Podróże odbywane przez Prezesa Zarządu każdorazowo będą miały związek z funkcją pełnioną przez niego w Spółce. W trakcie przebywania poza terytorium RP, Prezes Zarządu będzie podejmował normalne czynności związane z działalnością Spółki, w tym utrzymywał będzie kontakt i relacje biznesowe z kontrahentami i klientami Spółki, dbał o jej należyte funkcjonowanie, a także decydował o kierunku i sposobach jej działalności.

W przyszłości (Zdarzenie przyszłe), zagraniczne podróże Prezesa Zarządu odbywać się będą także w związku z jego uczestnictwem w spotkaniach biznesowych, targach, konferencjach itp.

Pomimo tymczasowej zmiany miejsca pobytu Prezesa Zarządu, wolą wspólników Spółki jest, aby Prezes Zarządu nadal pełnił w Spółce dotychczasową funkcję, niezależnie od ograniczeń związanych z jego podróżami. W związku z powyższym zgromadzenie wspólników Spółki podjęło uchwałę w przedmiocie ustalenia sposobu finansowania podróży zagranicznych Prezesa Zarządu. W myśl tej uchwały, Spółka wyodrębniła ze swoich środków specjalny fundusz, określony kwotowo górną granicą, który przeznaczony zostanie na refinansowanie podróży Prezesa Zarządu w danym roku obrotowym. Prezes Zarządu, w celu każdorazowego odbycia podróży, samodzielnie dokonuje zakupu biletów lotniczych w klasie ekonomicznej, biznes lub/first, opłacając te bilety z prywatnych środków. Do każdego zakupu wystawiana jest przez przewoźnika faktura VAT dokumentująca koszt zakupu biletów, w której jako nabywca, wskazywana jest Spółka. W celu każdorazowego uzyskania zwrotu kosztów poniesionych przez Prezesa Zarządu, będzie on zobowiązany do przedstawienia Spółce wystawionej przez przewoźnika faktury VAT. Następnie koszty te będą zwracane Prezesowi Zarządu przez Spółkę wyłącznie do rzeczywistej i udokumentowanej wysokości wynikającej z faktury VAT wystawionej przez przewoźnika, na wskazany przez Prezesa Zarządu rachunek bankowy. Spółka będzie zwracać na rzecz Prezesa Zarządu koszt zakupu biletów lotniczych wyłącznie do kwoty stanowiącej cenę biletu lotniczego w klasie ekonomicznej. Prezes Zarządu sam, z własnych środków, będzie pokrywał różnicę w cenie pomiędzy biletem w klasie biznes lub first, a biletem w klasie ekonomicznej, i ta różnica nie będzie zwracana na jego rzecz przez Spółkę.

Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

Prezes Zarządu przebywa w Zjednoczonych Emiratach Arabskich tylko w celach prywatnych.

Prezes Zarządu jest jednocześnie wspólnikiem Spółki, który bierze udział w Zgromadzeniach Wspólników.

Podróże były oraz będą związane z przemieszczaniem się Prezesa Zarządu pomiędzy miejscem wykonywania obowiązków w Polsce i miejscem zamieszkania w Zjednoczonych Emiratach Arabskich, gdzie wykonuje on swoje obowiązki zdalnie (Podróże w relacji PL- ZEA).

Obok ww. podróży w relacji Polska - Zjednoczone Emiraty Arabskie, Prezes Zarządu odbywał oraz będzie odbywał także inne podróże służbowe. Te inne podróże służbowe były oraz będą realizowane przez Prezesa Zarządu w celach związanych z kierowaniem przez niego Spółką. Wnioskodawca podkreśla, że podróże - inne niż te odbywane pomiędzy Polską gdzie siedzibę ma Spółka, a Zjednoczonymi Emiratami Arabskimi gdzie zamieszkuje Prezes Zarządu, odbywane przez Prezesa Zarządu każdorazowo będą miały związek z funkcją pełnioną przez niego w Spółce, były oraz będę odbywane w celu prowadzenia spraw Spółki, rozwoju jej działalności, utrzymywania relacji z kontrahentami. W trakcie przebywania poza terytorium RP (w jakimkolwiek państwie), Prezes Zarządu będzie podejmował normalne czynności związane z działalnością Spółki, w tym utrzymywał będzie kontakt i relacje biznesowe z kontrahentami i klientami Spółki, dbał o jej należyte funkcjonowanie, a także decydował o kierunku i sposobach jej działalności (Podróże inne).

Koszty ww. podróży, były oraz będą ponoszone w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów dla Spółki.

Podróże w relacji PL - ZEA będą odbywać się pomiędzy siedzibą Spółki (Polska) a miejscem zamieszkania Prezesa Zarządu (ZEA).

Na terytorium ZEA Prezes Zarządu Wnioskodawcy nie odbywa spotkań służbowych -spotkania te realizowane są przez niego w Warszawie, ponieważ w tym miejscu znajduje się biuro Spółki oraz w tym miejscu zlokalizowane są przeważnie biura kontrahentów Spółki na rzecz których Spółka świadczy swoje usługi. Specyfika działalności gospodarczej prowadzonej przez Spółkę oraz wymagania stawiane przez jej kontrahentów powodują konieczność odbywania przez Prezesa Zarządu Wnioskodawcy podróży w relacji PL - ZEA. W Państwa ocenie podróże odbywane przez Prezesa Zarządu w relacji PL - ZEA można de facto przyrównać do dojazdów do pracy przy użyciu służbowego środka transportu (z reguły -samochodu osobowego) z tym jednym wyjątkiem, że w niniejszym przypadku, z uwagi na odległość dzielącą Polskę i ZEA Prezes Zarządu nie może skorzystać z samochodu osobowego (firmowego), zaś jedynym rozsądnym ekonomicznie środkiem transportu pozostaje samolot. Tym samym, skoro co do zasady koszty korzystania przez kadrę zarządzającą podmiotów gospodarczych z samochodów osobowych (stanowiących własność przedsiębiorstwa lub wykorzystywanych w oparciu o umowy leasingu) mogą stanowić koszty uzyskania przychodu po stronie tegoż przedsiębiorcy, to brak jest uzasadnionych powodów aby takiej klasyfikacji odmówić wydatkom na podróże do miejsca wykonywania pracy realizowane przy pomocy innego środka transportu (samolotu).

Inne podróże Prezesa Zarządu odbywały się oraz będą odbywać się m.in. w związku z jego uczestnictwem w spotkaniach biznesowych, targach, konferencjach itp. w trakcie których to wydarzeń będzie on reprezentował Spółkę. Tym samym Wnioskodawca stoi na stanowisku, że właśnie na tym polega związek tychże innych podróży Prezesa Zarządu z uzyskiwaniem przez Spółkę przychodów.

Koszty ww. podróży, nie były oraz nie będą zaliczane przez Prezesa Zarządu do kosztów uzyskania przychodów gdyż Prezes Zarządu nie prowadzi własnej jednoosobowej działalności gospodarczej w związku z powyższym nie ma możliwości zaliczenia ww. kosztów do tzw. kosztów uzyskania przychodu.

Koszty podróży związane z uczestnictwem w spotkaniach biznesowych, targach, konferencjach itp. będą ponoszone w celu osiągnięcia przychodów przez Spółkę. Koszty te nie będą zaliczane przez Prezesa Zarządu do jego kosztów uzyskania przychodów.

Pytanie (oznaczone we wniosku Nr 2)

Czy w świetle wyżej przedstawionego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego Spółka od wydatków na zagraniczne podróże Prezesa Zarządu powinna jako płatnik pobierać zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych?

Państwa stanowisko w sprawie

Państwa zdaniem, w przedstawionym stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym, Spółka od wydatków na zagraniczne podróże Prezesa Zarządu nie powinna jako płatnik pobierać zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Przechodząc do obowiązków płatnika według art. 41 ust. 1 Ustawy o PIT osoby prawne, (...) które dokonują świadczeń z tytułu działalności, o której mowa w art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz art. 18, osobom określonym w art. 3 ust. 1, są obowiązane jako płatnicy pobierać, z zastrzeżeniem ust. 4, zaliczki na podatek dochodowy, (...).

Zaś w myśl art. 42 ust. 1 Ustawy o PIT płatnicy, o których mowa w art. 41, przekazują kwoty pobranych zaliczek na podatek (...) w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki (podatek) - na rachunek urzędu skarbowego, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania płatnika wykonuje swoje zadania, a jeżeli płatnik nie jest osobą fizyczną, według siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy płatnik nie posiada siedziby."

Państwa zdaniem, skoro w opisanym stanie faktycznym oraz zdarzeniu przyszłym Spółka nie będzie realizować na rzecz Prezesa Zarządu żadnego ze świadczeń do których odsyła treść art. 41 ust. 1 Ustawy o PIT, to tym samym oznacza to, że Spółka od wydatków na zagraniczne podróże Prezesa Zarządu nie powinna jako płatnik pobierać zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.) jest zasada powszechności opodatkowania, która wyrażona została w art. 9 ust. 1 tej ustawy. Zgodnie z jego treścią:

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Treść powyższego przepisu wskazuje, że opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych podlegają wszelkiego rodzaju dochody uzyskane przez podatnika, z wyjątkiem tych, które zostały enumeratywnie wymienione w katalogu zwolnień przedmiotowych zawartym w powyższej ustawie bądź, od których zaniechano poboru podatku.

Stosownie do treści art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Z ogólnej definicji przychodów zawartej w art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, iż przychodami są w szczególności otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Ponieważ za przychody należy uznać każdą formę przysporzenia majątkowego – zarówno formę pieniężną jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika – to wskazać należy, że dla celów podatkowych przez nieodpłatne świadczenie rozumie się te wszystkie zdarzenia prawne lub gospodarcze, których skutkiem jest nieodpłatne, tj. niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu, przysporzenie w majątku podatnika mające konkretny wymiar finansowy. Zatem do przychodu należy zaliczyć każdy rodzaj świadczenia, które dana osoba (podatnik) otrzymuje kosztem majątku innej osoby.

Z opisu zdarzenia wynika, że organem zarządzającym Spółki jest jej zarząd, składający się z jednego członka, tj. Prezesa Zarządu, który pełni tę funkcję na podstawie stosunku powołania.

Prezes Zarządu posiada obecnie czasowe miejsce pobytu poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej - zamieszkuje na terytorium Zjednoczonych Emiratów Arabskich. Jednocześnie przez część czasu przebywa on na terytorium RP. W związku z powyższym, Prezes Zarządu odbywa, a także będzie odbywał, regularne podróże zagraniczne, korzystając z transportu lotniczego. Obowiązki wynikające ze stosunku powołania Prezes Zarządu wykonywał będzie niezależnie od miejsca, w którym się znajduje - w przypadku przebywania na terytorium RP, obowiązki wykonywane będą osobiście, zaś w okresie odbywania podróży, obowiązki wykonywane będą zdalnie. Podróże odbywane przez Prezesa Zarządu każdorazowo będą miały związek z funkcją pełnioną przez niego w Spółce. W trakcie przebywania poza terytorium RP, Prezes Zarządu będzie podejmował normalne czynności związane z działalnością Spółki, w tym utrzymywał będzie kontakt i relacje biznesowe z kontrahentami i klientami Spółki, dbał o jej należyte funkcjonowanie, a także decydował o kierunku i sposobach jej działalności.

W przyszłości (Zdarzenie przyszłe), zagraniczne podróże Prezesa Zarządu odbywać się będą także w związku z jego uczestnictwem w spotkaniach biznesowych, targach, konferencjach itp.

Zgromadzenie wspólników Spółki podjęło uchwałę w przedmiocie ustalenia sposobu finansowania podróży zagranicznych Prezesa Zarządu. W myśl tej uchwały, Spółka wyodrębniła ze swoich środków specjalny fundusz, określony kwotowo górną granicą, który przeznaczony zostanie na refinansowanie podróży Prezesa Zarządu w danym roku obrotowym. Prezes Zarządu, w celu każdorazowego odbycia podróży, samodzielnie dokonuje zakupu biletów lotniczych w klasie ekonomicznej, biznes lub/first, opłacając te bilety z prywatnych środków. Do każdego zakupu wystawiana jest przez przewoźnika faktura VAT dokumentująca koszt zakupu biletów, w której jako nabywca, wskazywana jest Spółka. W celu każdorazowego uzyskania zwrotu kosztów poniesionych przez Prezesa Zarządu, będzie on zobowiązany do przedstawienia Spółce wystawionej przez przewoźnika faktury VAT. Następnie koszty te będą zwracane Prezesowi Zarządu przez Spółkę wyłącznie do rzeczywistej i udokumentowanej wysokości wynikającej z faktury VAT wystawionej przez przewoźnika, na wskazany przez Prezesa Zarządu rachunek bankowy. Spółka będzie zwracać na rzecz Prezesa Zarządu koszt zakupu biletów lotniczych wyłącznie do kwoty stanowiącej cenę biletu lotniczego w klasie ekonomicznej. Prezes Zarządu przebywa w Zjednoczonych Emiratach Arabskich tylko w celach prywatnych.

Prezes Zarządu jest jednocześnie wspólnikiem Spółki, który bierze udział w Zgromadzeniach Wspólników.

Podróże były oraz będą związane z przemieszczaniem się Prezesa Zarządu pomiędzy miejscem wykonywania obowiązków w Polsce i miejscem zamieszkania w Zjednoczonych Emiratach Arabskich, gdzie wykonuje on swoje obowiązki zdalnie (Podróże w relacji PL- ZEA).

Obok ww. podróży w relacji Polska - Zjednoczone Emiraty Arabskie, Prezes Zarządu odbywał oraz będzie odbywał także inne podróże służbowe. Te inne podróże służbowe były oraz będę realizowane przez Prezesa Zarządu w celach związanych z kierowaniem przez niego Spółką. Wnioskodawca podkreśla, że podróże - inne niż te odbywane pomiędzy Polską gdzie siedzibę ma Spółka, a Zjednoczonymi Emiratami Arabskimi gdzie zamieszkuje Prezes Zarządu, odbywane przez Prezesa Zarządu każdorazowo będą miały związek z funkcją pełnioną przez niego w Spółce, były oraz będę odbywane w celu prowadzenia spraw Spółki, rozwoju jej działalności, utrzymywania relacji z kontrahentami. W trakcie przebywania poza terytorium RP (w jakimkolwiek państwie), Prezes Zarządu będzie podejmował normalne czynności związane z działalnością Spółki, w tym utrzymywał będzie kontakt i relacje biznesowe z kontrahentami i klientami Spółki, dbał o jej należyte funkcjonowanie, a także decydował o kierunku i sposobach jej działalności (Podróże inne).

Koszty ww. podróży, były oraz będą ponoszone w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów dla Spółki.

Podróże w relacji PL - ZEA będą odbywać się pomiędzy siedzibą Spółki (Polska) a miejscem zamieszkania Prezesa Zarządu (ZEA).

Na terytorium ZEA Prezes Zarządu Wnioskodawcy nie odbywa spotkań służbowych -spotkania te realizowane są przez niego w Warszawie, ponieważ w tym miejscu znajduje się biuro Spółki oraz w tym miejscu zlokalizowane są przeważnie biura kontrahentów Spółki na rzecz których Spółka świadczy swoje usługi. Specyfika działalności gospodarczej prowadzonej przez Spółkę oraz wymagania stawiane przez jej kontrahentów powodują konieczność odbywania przez Prezesa Zarządu Wnioskodawcy podróży w relacji PL - ZEA.

Inne podróże Prezesa Zarządu odbywały się oraz będą odbywać się m.in. w związku z jego uczestnictwem w spotkaniach biznesowych, targach, konferencjach itp. w trakcie których to wydarzeń będzie on reprezentował Spółkę. Tym samym Wnioskodawca stoi na stanowisku, że właśnie na tym polega związek tychże innych podróży Prezesa Zarządu z uzyskiwaniem przez Spółkę przychodów.

Koszty ww. podróży, nie były oraz nie będą zaliczane przez Prezesa Zarządu do kosztów uzyskania przychodów gdyż Prezes Zarządu nie prowadzi własnej jednoosobowej działalności gospodarczej w związku z powyższym nie ma możliwości zaliczenia ww. kosztów do tzw. kosztów uzyskania przychodu.

Koszty podróży związane z uczestnictwem w spotkaniach biznesowych, targach, konferencjach itp. będą ponoszone w celu osiągnięcia przychodów przez Spółkę. Koszty te nie będą zaliczane przez Prezesa Zarządu do jego kosztów uzyskania przychodów.

W kontekście powyższego wyjaśnić należy, że systematyka ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zakłada, że przychody osób fizycznych podlegające opodatkowaniu przyporządkowane są źródłom przychodów wymienionych w art. 10 tej ustawy. Każde źródło przychodów ma przypisane zasady opodatkowania.

Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych źródłem przychodu jest działalność wykonywana osobiście.

Stosownie do art. 13 pkt 7 ustawy:

Za przychody z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 2, uważa się przychody otrzymywane przez osoby, niezależnie od sposobu ich powoływania, należące do składu zarządów, rad nadzorczych, komisji lub innych organów stanowiących osób prawnych;

Tym samym, za przychód Prezesa Zarządu uznaje się każde świadczenie – nie tylko wynagrodzenie z tego tytułu – ale także inne świadczenia pieniężne i nieodpłatne świadczenia otrzymywane w związku z pełnieniem obowiązków niezależnie od sposobu powołania.

Przychody zaliczone do przychodów z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 2 w związku z art. 13 pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podlegają opodatkowaniu na zasadach ogólnych przy zastosowaniu skali podatkowej określonej w art. 27 ust. 1 tej ustawy.

Konsekwencją zakwalifikowania świadczeń jako przychodów z działalności wykonywanej osobiście jest ich opodatkowanie za pośrednictwem płatnika – na zasadach określonych w art. 41 i art. 42 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie bowiem z art. 41 ust. 1 ustawy:

Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które dokonują świadczeń z tytułu działalności, o której mowa w art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz art. 18, osobom określonym w art. 3 ust. 1, są obowiązane jako płatnicy pobierać, z zastrzeżeniem ust. 4, zaliczki na podatek dochodowy, stosując do dokonywanego świadczenia, pomniejszonego o miesięczne koszty uzyskania przychodów w wysokości określonej w art. 22 ust. 9 oraz o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b, najniższą stawkę podatkową określoną w skali, o której mowa w art. 27 ust. 1.

Na podstawie art. 42 ust. 1 ustawy:

Płatnicy, o których mowa w art. 41, przekazują kwoty pobranych zaliczek na podatek oraz kwoty zryczałtowanego podatku w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki (podatek) - na rachunek urzędu skarbowego, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania płatnika wykonuje swoje zadania, a jeżeli płatnik nie jest osobą fizyczną, według siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy płatnik nie posiada siedziby. Jednakże w przypadku gdy podatek został pobrany zgodnie z art. 30a ust. 2a, płatnicy, o których mowa w art. 41 ust. 10, przekazują kwotę tego podatku na rachunek urzędu skarbowego, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania.

W świetle powyższego, zwrot kosztów wskazanych we wniosku podróży Prezesa Zarządu stanowił/będzie stanowił przychód, o którym mowa w art. 13 pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, co oznacza, że co do zasady na podmiocie wypłacającym świadczenie ciążą/będą ciążyły obowiązki płatnika wynikające z art. 41 ust. 1 i art. 42 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Niemniej jednak podkreślenia wymaga, że zwrot kosztów podróży może korzystać ze zwolnienia przedmiotowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, po spełnieniu przesłanek wynikających z tego przepisu.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy:

Wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

a) podróży służbowej pracownika,

b) podróży osoby niebędącej pracownikiem

- do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

W myśl art. 21 ust. 13 ustawy:

Przepis ust. 1 pkt 16 lit. b stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

1)w celu osiągnięcia przychodów lub

2)w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub

3)przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub

4)przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.

W konsekwencji aby osoba niebędąca pracownikiem mogła skorzystać z ww. zwolnienia przedmiotowego konieczne jest odbycie przez nią podróży oraz ustalenie, że celem tej podróży jest osiągnięcie przychodu. Ponadto otrzymane świadczenie nie może zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Wskazać przy tym należy, że o ile w przypadku pracowników nie ma wątpliwości, że zwolnieniem objęte są wyłącznie diety i inne należności za czas podróży służbowej to w przypadku osób niebędących pracownikami uwzględnić należy świadczenia otrzymane w związku z szeroko rozumianą podróżą (podatek dochodowy od osób fizycznych – komentarz pod redakcją J. Marciniuka Warszawa 2014). Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 12 stycznia 2018 r., sygn. akt II FSK 3509/15 wyjaśnił, że pojęcia „podróży” nie należy utożsamiać z „podróżą służbową” – pojęciem zdefiniowanym w Kodeksie pracy. Przy braku zaś ustawowej definicji „podróży” należy przyjąć, że chodzi tu zarówno o podróż odbytą w związku z załatwianiem cudzych spraw, jak również o dojazd na miejsce wykonywania określonych czynności.

Przedstawione przez Państwa okoliczności pozwalają na uznanie, że podróże wykonywane z miejsca czasowego pobytu w Zjednoczonych Emiratach Arabskich do Polski w celu wykonywania obowiązków w siedzibie Spółki, realizowania spotkań służbowych w Warszawie, oraz inne zagraniczne podróże związane m.in. z uczestnictwem w spotkaniach biznesowych, targach, konferencjach są podróżami, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Kwestia zastosowania ww. zwolnienia przedmiotowego nie była przedmiotem Państwa zapytania, niemniej jednak skoro wypłacany przez Państwa zwrot kosztów ww. podróży był/będzie ponoszony w celu osiągnięcia przychodów przez Spółkę, a otrzymane świadczenia nie będą zaliczane do kosztów uzyskania przychodu przez Prezesa Zarządu to zwrot ten może korzystać ze zwolnienia przedmiotowego, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zwolnienie to jest limitowane do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej, są przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167 ze zm.).

Zgodnie z § 1 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej:

Rozporządzenie określa wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej:

1)na obszarze kraju, zwanej dalej „podróżą krajową”;

2) poza granicami kraju, zwanej dalej „podróżą zagraniczną”.

W myśl § 2 przywołanego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej:

Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1) diety;

2) zwrot kosztów:

a)przejazdów,

b)dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

c)noclegów,

d)innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Stosownie do § 3 ust. 1 i 2 rozporządzenia:

Środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca.

Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.

Mając na uwadze, że na podstawie podjętej przez Państwa uchwały Prezes Zarządu otrzymuje zwrot kosztów przelotów udokumentowanych fakturami VAT wystawionymi przez przewoźnika uznać należy, że wypłacane zwroty udokumentowanych kosztów podróży w całości korzystają ze zwolnienia przedmiotowego.

Oznacza to, że Spółka jako płatnik nie była/nie będzie zobowiązana do poboru zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych od wypłacanych zwrotów kosztów wskazanych we wniosku podróży. Brak obowiązku pobrania zaliczek na podatek dochodowy wynika więc w przedstawionej sytuacji z zastosowania zwolnienia przedmiotowego.

W konsekwencji Państwa stanowisko, zgodnie z którym nie są Państwo zobowiązani do poboru zaliczek, z uwagi na okoliczność, że nie realizujecie na rzecz Prezesa Zarządu żadnego ze świadczeń, do których odsyła art. 41 ust. 1 ustawy należało uznać za nieprawidłowe. W myśl zasady, że wadliwa argumentacja prawna przedstawiona we wniosku, przy prawidłowo wywiedzionym skutku prawnym, winna skutkować uznaniem stanowiska podatnika za nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy:

–stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia, oraz

–zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

W zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostało wydane osobne rozstrzygnięcie.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

–Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

–Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)z zastosowaniem art. 119a;

2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

–Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2022 r. poz. 329 ze zm.; dalej jako „PPSA”.

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

–w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

–w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego.

Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).