Interpretacja indywidualna z dnia 16 maja 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDWP.4011.9.2023.1.ŁZ

PIT - obowiązki płatnika z tytułu zwrotu pracownikom dodatkowych kosztów związanych z wykorzystaniem w podróży służbowej prywatnego samochodu.

Interpretacja indywidualna – stanowisko nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

25 kwietnia 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 18 kwietnia 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy obowiązków płatnika z tytułu zwrotu pracownikom dodatkowych kosztów związanych z wykorzystaniem w podróży służbowej prywatnego samochodu. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca jest akademicką uczelnią publiczną posiadającą osobowość prawną, zgodnie z ustawą z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (t.j. Dz.U. z 2022 poz. 574 ze zm.)

Pracownicy Uczelni mogą wykonywać zadania służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba Uczelni lub poza stałym miejscem pracy (dalej jako: „podróż służbowa”). W takich okolicznościach, pracownikom zgodnie z regulacjami Kodeksu pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Wnioskodawca wskazuje, że przedmiotem niniejszego wniosku są wyłącznie wyjazdy pracowników stanowiące podróże służbowe, w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy.

Uczelnia planuje umożliwić pracownikom (na ich własny wniosek) odbywanie podróży służbowych ich prywatnymi pojazdami (niebędącymi własnością Uczelni) elektrycznymi, hybrydowymi lub też napędzanymi wodorem. Definicje wskazanych rodzajów pojazdów zostały określone w ustawie z dnia 11 stycznia 2018 r. o elektromobilności i paliwach alternatywnych (t.j. Dz.U. z 2022 poz. 1083 z późn. zm.) - odpowiednio: w art. 2 pkt 12 (pojazd elektryczny), art. 2 pkt 13 (pojazd hybrydowy) oraz art. 2 pkt 15 (pojazd napędzany wodorem). Zgodnie z wiedzą Wnioskodawcy, w przypadku pojazdów elektrycznych oraz napędzanych wodorem, pojazdy takie nie posiadają pojemności skokowej silnika (lub silników, w przypadku pojazdów elektrycznych wielosilnikowych) danego pojazdu, a jedynie jego moc (ich łączną moc, w przypadku pojazdów wielosilnikowych).

Z kolei, pojazd hybrydowy ma silnik, w którym można określić jego pojemność skokową oraz silnik elektryczny o określonej mocy.

Mając na uwadze powyższe, Uczelnia podjęła prace w celu dostosowania obowiązujących obecnie aktów wewnętrznych oraz dokumentów w ten sposób, aby umożliwić zwrot kosztów przejazdów pracownikom odbywającym podróż służbową prywatnym samochodem o napędzie innym niż spalinowy - tj. pojazdem elektrycznym, hybrydowym lub napędzanym wodorem.

Uczelnia zamierza ustalić wysokość stawki za 1 km przebiegu pojazdu dla podróży służbowych odbywanych przez pracowników prywatnymi samochodami o napędzie elektrycznym, hybrydowym lub wodorowym. Jednocześnie, określona przez Uczelnię w aktach wewnętrznych wysokość stawki nie przekroczy wartości określonej w § 2 pkt 1 lit. a rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r. Nr 27 poz. 271 ze zm., dalej jako Rozporządzenie z dnia 25 marca 2002 r.) - tj. dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ (na dzień złożenia wniosku wynoszącej 0,89 zł). Tym samym, pracownicy odbywający podróż służbową prywatnymi samochodami o napędzie elektrycznym, hybrydowym lub wodorowym otrzymają zwrot kosztów przejazdów w ramach podróży służbowej, w wysokości stanowiącej iloczyn liczby kilometrów przebiegu do miejsca docelowego i z powrotem oraz określonej w aktach wewnętrznych Uczelni stawki, która nie przekroczy wartości określonej w Rozporządzeniu z dnia 25 marca 2002 r. dla pojazdów spalinowych o pojemności skokowej do 900 cm³.

Pytanie

Czy wypłata na rzecz pracownika należności z tytułu zwrotu kosztów przejazdów w ramach podróży służbowej odbywanej jego prywatnym pojazdem elektrycznym, hybrydowym lub o napędzie wodorowym, w wysokości przedstawionej w opisie zdarzenia przyszłego, wiąże się z koniecznością poboru przez Uczelnię (płatnika) zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, wypłata na rzecz pracownika należności z tytułu zwrotu kosztów przejazdów w ramach podróży służbowej odbywanej jego prywatnym pojazdem elektrycznym, hybrydowym lub o napędzie wodorowym, w wysokości przedstawionej w opisie zdarzenia przyszłego, generuje po stronie pracownika przychód ze stosunku pracy. Jednocześnie, jest on w całości zwolniony z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PDOF. W konsekwencji, Uczelnia jako płatnik nie jest zobowiązana do poboru zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych od wypłacanych kwot zwrotów na rzecz pracowników.

Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PDOF, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. W konsekwencji, zwrot wydatków dokonywany przez pracodawcę (w tym wypadku Uczelnię) na rzecz pracownika z tytułu przejazdów w ramach odbytej podróży służbowej jego prywatnym samochodem, generuje po jego stronie przychód podatkowy.

Jednocześnie - w świetle art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PDOF - wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika, do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Powyższe zwolnienie odsyła do przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 poz. 167 z późn. zm.). Zgodnie z treścią § 2 pkt 2 lit. a przywołanego rozporządzenia, z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdów. Środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca. Jednocześnie - zgodnie z § 3 ust. 3 tego rozporządzenia - na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem niebędącym własnością pracodawcy.

W przypadku odbywania przez pracownika podróży służbowej własnym środkiem transportu, przysługuje mu zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (t.j. Dz.U. z 2022 r., poz. 2201, z późn. zm.).

W tym zakresie obowiązują przepisy Rozporządzenia z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy Zgodnie z § 2 pkt 1 tego rozporządzenia, koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż dla samochodu osobowego:

a)pojemności skokowej silnika do 900 cm³ - 0,89 zł,

b)o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ -1,15 zł.

Jak wskazała Uczelnia w opisie zdarzenia przyszłego, stawka za 1 kilometr przebiegu pojazdu w przypadku podróży służbowych odbywanych przez pracowników ich prywatnymi pojazdami elektrycznymi, hybrydowymi lub napędzanymi wodorem, nie przekroczy wartości określonej w Rozporządzeniu z dnia 25 marca 2002 r. dla podróży służbowych odbywanych prywatnymi pojazdami spalinowymi o pojemności do 900 cm³.

W konsekwencji, zdaniem Uczelni wypłata należności na rzecz pracowników z tytułu zwrotu kosztów przejazdów w ramach podróży służbowych odbywanych ich prywatnymi pojazdami elektrycznymi, hybrydowymi lub napędzanymi wodorem, w wysokości przedstawionej w opisie zdarzenia przyszłego, generuje po stronie pracowników przychód podatkowy w całości zwolniony z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PDOF. Uczelnia zatem - jako płatnik - nie będzie zobowiązana do poboru zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych od wypłacanych zwrotów kosztów przejazdów. 

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.) jest zasada powszechności opodatkowania, która wyrażona została w art. 9 ust. 1 tej ustawy. Zgodnie z jego treścią:

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Treść powyższego przepisu wskazuje, że opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych podlegają wszelkiego rodzaju dochody uzyskane przez podatnika, z wyjątkiem tych, które zostały enumeratywnie wymienione w katalogu zwolnień przedmiotowych zawartym w powyższej ustawie bądź, od których zaniechano poboru podatku.

W myśl art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Stosownie do art. 11 ust. 2 cytowanej ustawy:

wartość pieniężną świadczeń w naturze, z zastrzeżeniem ust. 2c oraz art. 12 ust. 2-2c, określa się na podstawie cen rynkowych stosowanych w obrocie rzeczami lub prawami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca ich uzyskania.

Na podstawie art. 11 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń ustala się:

1.jeżeli przedmiotem świadczenia są usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej dokonującego świadczenia - według cen stosowanych wobec innych odbiorców;

2.jeżeli przedmiotem świadczeń są usługi zakupione - według cen zakupu;

3.jeżeli przedmiotem świadczeń jest udostępnienie lokalu lub budynku - według równowartości czynszu, jaki przysługiwałby w razie zawarcia umowy najmu tego lokalu lub budynku;

4.w pozostałych przypadkach - na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia.

Jak wynika z treści art. 11 ust. 2b przywołanej ustawy:

jeżeli świadczenia są częściowo odpłatne, przychodem podatnika jest różnica pomiędzy wartością tych świadczeń, ustaloną według zasad określonych w ust. 2 lub 2a, a odpłatnością ponoszoną przez podatnika.

Przy czym, ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych wyraźnie rozróżnia źródła przychodów oraz sposób opodatkowania dochodów z poszczególnych źródeł.

Stosownie do przepisów tej ustawy odrębnymi źródłami przychodów są m.in. określone w art. 10 ust. 1 pkt 1:

Stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Zgodnie z art. 12 ust. 1 ww. ustawy:

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Użyty w ww. przepisie zwrot „w szczególności” oznacza, że wymieniane kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Ponadto treść tego przepisu wskazuje, że do przychodów pracownika zaliczyć należy praktycznie wszystkie otrzymane przez niego świadczenia, które mógł on otrzymać od pracodawcy. Są nimi bowiem nie tylko wynagrodzenia, czyli świadczenia wprost wynikające z zawartej umowy o pracę, ale również wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy. Oznacza to, że do przychodów pracownika ustawodawca zaliczył nie tylko pieniądze, ale także wartość świadczeń w naturze, czy świadczeń nieodpłatnych otrzymanych od pracodawcy.

Tak szerokie zdefiniowanie pojęcia przychodu pracownika wskazuje, że w każdym przypadku, w którym uzyska on realną korzyść, będzie powstawał obowiązek zwiększenia jego przychodu, z wyjątkiem świadczeń określonych w katalogu zwolnień przedmiotowych, zawartych w art. 21 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Ustawodawca do przychodów ze stosunku pracy zalicza bowiem nie tylko otrzymane pieniądze, ale i świadczenia, które przybrały postać rzeczy (produktu), wykonania usługi, bądź udostępnienia rzeczy lub praw.

Na podmiocie dokonującym ww. świadczeń (pracodawcy) ciążą natomiast obowiązki płatnika, od 1 stycznia 2023 r. wynikające z art. 32 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym:

Zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.

Jednakże, jak wynika z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

a)podróży służbowej pracownika,

b)podróży osoby niebędącej pracownikiem

– do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Zwolnienie, przewidziane w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przysługuje do wysokości limitów określonych w odrębnych przepisach. Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej są: rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t. j. Dz. U. z 2013 r. poz. 167 ze zm.), a w zakresie dotyczącym zwrotu kosztów używania samochodu prywatnego w podróży służbowej – także rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (t. j. Dz. U. z 2002 r. Nr 27 poz. 271 ze zm.).

Zgodnie z § 1 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej:

Rozporządzenie określa wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej:

1)na obszarze kraju, zwanej dalej „podróżą krajową”;

2)poza granicami kraju, zwanej dalej „podróżą zagraniczną”.

W myśl § 2 powołanego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej:

Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1)diety;

2)zwrot kosztów:

a)przejazdów,

b)dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

c)noclegów,

d)innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Jak stanowi § 3 ust. 1 cyt. rozporządzenia:

Środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca.

Przy czym, zgodnie z § 3 ust. 3 tego rozporządzenia:

Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.

Natomiast, jak wynika z treści § 3 ust. 4 ww. rozporządzenia:

W przypadkach, o których mowa w ust. 3, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2012 r. poz. 1265 oraz z 2013 r. poz. 21).

Zgodnie z § 5 ust. 1 powołanego rozporządzenia:

Pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży.

Stosownie zaś do § 5 ust. 2 ww. rozporządzenia:

Do rozliczenia kosztów podróży, o których mowa w ust. 1, pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Powyższe przepisy prawa wskazują, że otrzymane przez pracowników świadczenie dotyczące kosztów używania samochodów osobowych stanowiących własność pracownika z tytułu odbycia podróży służbowej może zostać objęty zwolnieniem od podatku, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, o ile zostaną spełnione warunki związane z korzystaniem z tej preferencji. Kluczowym jest jednak użyty przez ustawodawcę zwrot „podróż służbowa”.

Przepisy prawa podatkowego nie zawierają definicji podróży służbowej. Dlatego w tej kwestii należy posłużyć się definicją zawartą w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1510 ze zm.). Zgodnie z art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy:

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Ta generalna zasada - wykluczająca przerzucenie na pracownika kosztów podróży służbowej - wynika z przepisów ustawowych, tj. z art. 775 § 1 Kodeksu pracy. Jest to przepis bezwzględnie obowiązujący, stąd pracodawca nie może odmówić zwrotu kosztów przejazdów w podróży służbowej odbytej prywatnym samochodem elektrycznym pracownika.

Za podróż służbową uznaje się zatem wykonywanie przez pracownika na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, bądź stałe miejsce pracy pracownika.

Podróżą służbową jest więc taki wyjazd, który odbywa się na polecenie pracodawcy i jest związany ze świadczeniem pracy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy.

Z przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego wynika, że Państwo jako pracodawca zamierzają wypłacać pracownikom należności z tytułu zwrotu kosztów przejazdu poniesionych w związku z podróżą służbową pracownika samochodami elektrycznymi, hybrydowymi lub napędzanymi wodorem niebędącymi Państwa własnością.

Pracownicy Uczelni mogą wykonywać zadania służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba Uczelni lub poza stałym miejscem pracy (dalej jako: "podróż służbowa"). W takich okolicznościach, pracownikom zgodnie z regulacjami Kodeksu pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Wnioskodawca wskazuje, że przedmiotem niniejszego wniosku są wyłącznie wyjazdy pracowników stanowiące podróże służbowe, w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy.

Legalną definicję pojazdu elektrycznego, wprowadzono ustawą z dnia 11 stycznia 2018 r. o elektromobilności i paliwach alternatywnych (Dz.U. 2022 poz. 1083. Ze zm.), dalej jako ustawa o elektromobilności.

Zgodnie z art. 2 pkt 12 ustawy o elektromobilności:

pojazd elektryczny, to pojazd samochodowy w rozumieniu art. 2 pkt 33 ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. – Prawo o ruchu drogowym, wykorzystujący do napędu wyłącznie energię elektryczną, akumulowaną przez podłączenie do zewnętrznego źródła zasilania.

Stosownie do art. 2 pkt 13 ustawy o elektromobilności:

pojazd hybrydowy – pojazd samochodowy w rozumieniu art. 2 pkt 33 ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. – Prawo o ruchu drogowym, o napędzie spalinowo-elektrycznym, w którym energia elektryczna jest akumulowana przez podłączenie do zewnętrznego źródła zasilania.

W myśl art. 2 pkt 15 ustawy o elektromobilności:

pojazd napędzany wodorem – pojazd silnikowy w rozumieniu art. 2 pkt 32 ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. – Prawo o ruchu drogowym, pojazd szynowy lub jednostkę pływającą, wykorzystujące do napędu energię elektryczną wytworzoną z wodoru w zainstalowanych w nich ogniwach paliwowych.

Przepisy Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27 poz. 271 ze zm.), nie regulują w sposób odrębny określenia kwoty kosztów używania pojazdów do celów służbowych dla samochodów elektrycznych, hybrydowych i napędzanych wodorem. W związku z powyższym stawka ta nie może być wyższa niż określona w powyższym rozporządzeniu.

Natomiast zgodnie z § 2 pkt 1 ww. rozporządzenia:

stawka za 1 km przebiegu pojazdu dla samochodu osobowego nie może być wyższa niż:

a)0,89 zł,– w przypadku samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm³,

b)1,15 zł,– w przypadku samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³.

W przypadku zwrotu kosztów podróży służbowej pracownika, o której mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ww. ustawy, stawkę za 1 km przebiegu pojazdu osobowego uzależnia się od pojemności skokowej silnika tj. do 900 cm³. Stawka ta w przypadku samochodu osobowego o pojemności silnika do 900 cm³ (a zatem również dla samochodu elektrycznego i napędzanego wodorem, gdyż wynosi ona 0) – wynosi nie więcej niż 0,89 zł za 1 km przebiegu (zgodnie z § 2 pkt 1 lit. a ww. Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r.).

Z tego też względu wypłacona przez Państwa pracownikowi kwota z tytułu zwrotu za używanie w podróży służbowej pojazdu (samochodu elektrycznego, samochodu napędzanego wodorem i samochodu hybrydowego) niebędących Państwa własnością, w oparciu o tzw. kilometrówkę, stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jednocześnie jednak, przychód ten korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a tejże ustawy, do wysokości limitu wynikającego z ww. Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r., w konsekwencji czego, jego wypłata w ramach tego limitu nie będzie skutkowała powstaniem po Państwa stronie obowiązków płatnika, wynikających z art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

‒Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

‒Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)z zastosowaniem art. 119a;

2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 259 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

‒w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

‒w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).