Jak wystawiać faktury ustrukturyzowane i korzystać z KSeF

Obecnie przepisy VAT przewidują możliwość wystawiania tzw. faktur ustrukturyzowanych. Są to faktury wystawiane przy wykorzystaniu udostępnionego wzoru za pośrednictwem tzw. Krajowego Systemu e-Faktur (dalej KSeF). Wystawianie faktur ustrukturyzowanych jest w 2023 r. nadal dobrowolne. Przepisy określające obowiązek wystawiania takich faktur zostaną wprowadzone dopiero od 1 lipca 2024 r. Od tego terminu wystawianie większości faktur ustrukturyzowanych będzie obowiązkowe. Dlatego warto poznać nowy system fakturowania i przygotować się do zmian.

Wprowadzenie obligatoryjnego e-fakturowania jest możliwe na podstawie decyzji wykonawczej Rady (UE) 2022/1003 z 17 czerwca 2022 r. upoważniającej Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz.Urz. UE L 168/81). W związku z tym procedowany jest projekt z 30 listopada 2022 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, który ma wprowadzić zmiany w zasadach fakturowania. Jak wynika z komunikatu MF obowiązek wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF wejdzie w życie 1 lipca 2024 r. Nie będzie dotyczył faktur dla konsumentów. Natomiast w przypadku faktur uproszczonych termin ten będzie jeszcze dłuższy o pół roku.

W 2023 r. funkcjonują nadal, niezależnie od siebie, trzy sposoby fakturowania, tj.:

1) fakturowanie papierowe,

2) fakturowanie elektroniczne „zwykłe”,

3) fakturowanie elektroniczne ustrukturyzowane za pomocą platformy KSeF.

To od podatnika zależy, jaki sposób fakturowania wybierze. Obecnie podatnik może łączyć różne sposoby fakturowania. Przepisy nie wymagają od niego, aby stosował jeden sposób fakturowania do wszystkich faktur.

Gdy chcemy wybrać trzeci sposób fakturowania do części lub całości sprzedaży, musimy się do tego przygotować.

1. Zasady działania KSeF

Do wystawiania i przesyłania faktur ustrukturyzowanych służy Platforma KSeF prowadzona przez Szefa KAS. To jednak nie wszystkie funkcje KSeF (zob. tabelę).

Tabela. Jak działa KSeF