Jak prawidłowo prowadzić ewidencję czasu pracy

Pracodawca powinien prowadzić ewidencję czasu pracy dla każdego pracownika. Może ją prowadzić zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej. Nie ma też przeszkód, żeby część dokumentacji prowadzić w formie papierowej, a resztę w formie elektronicznej.

Jednym z podstawowych obowiązków ciążących na pracodawcy jest prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, tj. dokumentacji pracowniczej.

Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy po zmianach od 1 stycznia 2019 r. obejmuje:

• dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy,
• dokumenty związane z ubieganiem się o urlop wypoczynkowy i korzystaniem z niego,
• kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,
• kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy

Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Zatem należy ją prowadzić w sposób czytelny, umożliwiający bezsporne ustalenie faktycznych godzin pracy pracowników.

Do 31 grudnia 2018 r. pracodawca był zobowiązany do prowadzenia „odrębnych dla każdego pracownika” kart ewidencji czasu pracy, do których dołączał wnioski pracowników o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych. Od 1 stycznia 2019 r. obowiązek ten jest rozszerzony - pracodawcy są bowiem zobowiązani do prowadzenia dokumentów dotyczących ewidencjonowania czasu pracy „oddzielnych dla każdego pracownika”. W skład tych dokumentów wchodzą:

• ewidencja czasu pracy;
• wnioski pracownika dotyczące: udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, ubiegania się o zwolnienie od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat i korzystania z tego zwolnienia (art. 188 Kodeksu pracy), ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 Kodeksu pracy), stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy), stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy), stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 140 § 1 Kodeksu pracy), stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 140 § 2 Kodeksu pracy);