Rozliczenie zagranicznej podróży służbowej

Pracownik wyjeżdża w delegację zagraniczną. Otrzymuje gotówkę w PLN którą wymienia w kantorze na walutę. Według jakiego kursu powinnam rozliczyć delegację? Czy koszty (tzn. faktury) wyceniam po kursie średnim poprzedzającym dzień poniesienia kosztu tzn. dzień rozliczenia delegacji a płatności po kursie wymiany i w tym momencie powstają różnice kursowe?

Jeśli pracownik odbył zagraniczną podróż służbową, poniesione przez niego wydatki przelicza się - stosownie do art. 30 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości - po kursie średnim ogłoszonym dla danej waluty przez NBP z dnia poprzedzającego dzień przeprowadzenia operacji gospodarczej. Analogicznie przedstawia się rozliczenie delegacji na gruncie przepisów ustawy o podatku dochodowym. Na podstawie art. 11a ust. 2 updof i art. 15 ust. 1 updop możliwe jest rozliczenie delegacji po średnim kursie NBP dnia poprzedzającego dzień rozliczenia podróży. Na pokrycie kosztów podróży służbowej pracownikowi najczęściej wypłacana jest zaliczka. Z uwagi na fakt, iż zaliczka została pracownikowi wypłacona w złotówkach, do rozliczenia końcowego delegacji należy zastosować kurs NBP, a nie kurs wynikający z zakupu walut przez pracownika. Z uwagi jednak, iż ustawodawca nie doprecyzował jednoznacznie jaki kurs powinien być zastosowany przy rozliczaniu podróży służbowych - w praktyce gospodarczej - można spotkać się z sytuacją rozliczania delegacji po kursie zakupu waluty przez pracownika, jednak w takiej sytuacji pracodawca powinien dokonać zwrotu w złotówkach, dzięki czemu nie powstaną różnice kursowe.