Rozliczenie wydatków na spotkania z potencjalnymi klientami

Pracownicy naszej firmy pojechali w delegację na targi do Berlina. Zabrali ze sobą naszych potencjalnych klientów, żeby zachęcić ich do kupna produktów, które sprzedajemy, a które były prezentowane na targach przez producentów. Zapewniliśmy im przejazd, wyżywienie i hotel. Czy koszt pobytu naszych potencjalnych klientów będzie naszym kosztem podatkowym? O ile znamy dokładnie ceny hotelu, to usługi gastronomiczne (wyżywienie na miejscu w Berlinie i po drodze w Polsce) są fakturami zbiorczymi - zarówno za naszych pracowników jak i klientów. Czy będzie prawidłowe zliczenie wszystkich wydatków i podzielenie ich na liczbę osób? W związku z tym część przypadająca na naszych pracowników będzie kosztem delegacji, a reszta kosztem? Czy klient z tytułu pobytu na takim wyjeździe powinien zostać obciążony podatkiem?

Wydatki na spotkania z potencjalnymi klientami bez wątpienia mają na celu budowanie odpowiedniego wizerunku firmy oraz rozpowszechnianie jej marki. W orzecznictwie brak jest jednolitego stanowiska co do możliwości zaliczenia w/w wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Wprawdzie nie są one wymienione wprost w katalogu wydatków nie uznawanych za koszty podatkowe, jednakże bardzo często judykatura uznaje je za wydatki o charakterze reprezentacyjnym.